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    GoBD: Dokumente archivieren mit GREYHOUND

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten Ihre Dokumente aus JTL-Wawi regelkonform nach den Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen archivieren und dafür das DMS-System von GREYHOUND verwenden.

    Voraussetzungen/Einschränkungen

    • Sie verwenden JTL-Wawi ab Version 1.10. Zum Download.
    • Sie haben mindestens die Edition JTL-Start gebucht. Ab der Edition JTL-Pro ist eine GREYHOUND Lizenz enthalten. Zu den Editionen.
    • Sie haben eine aktive Lizenz bei GREYHOUND Software GmbH. Zu GREYHOUND.
    Hinweis: Wenn Sie die Edition JTL-Pro oder JTL-Enterprise gebucht haben, sind bereits Lizenzen für GREYHOUND enthalten – in der Edition JTL-Pro zwei Lizenzen, in der Edition JTL-Enterprise drei.
    Sie müssen in diesem Fall keine zusätzliche Lizenz erwerben, jedoch die vorhandenen Lizenzen bei GREYHOUND aktivieren.

    Allgemeine Informationen zu GoBD

    GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

    Es handelt sich um eine Verwaltungsanweisung des deutschen Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Die GoBD regelt, wie Unternehmen ihre steuerlich relevanten Daten elektronisch erfassen, aufbewahren und den Finanzbehörden im Rahmen einer Prüfung zugänglich machen müssen.

    Die GoBD ist besonders wichtig für die digitale Buchhaltung, Rechnungsstellung und Archivierung von Belegen. Unternehmen müssen darauf achten, dass ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware GoBD-konform ist, um Probleme bei einer Steuerprüfung zu vermeiden.

    Eine detaillierte Beschreibung zur Dokumentenablage nach GoBD mit GREYHOUND finden Sie hier.

    GREYHOUND mit JTL-Wawi verbinden

    Einrichtung GREYHOUND und JTL-Wawi

    1. Öffnen Sie die Handbuchseite JTL Kontaktsync (JTL Bridge) von GREYHOUND.
    2. Laden Sie das Programm „JTL-Bridge“ herunter.
    3. Folgen Sie den Installationsanweisungen des Handbuchs.

    Sie haben GREYHOUND erfolgreich mit JTL-Wawi verbunden.

    Dokumentenübertragung von JTL-Wawi an GREYHOUND

    Um Ihre Dokumente von JTL-Wawi zur Archivierung an GREYHOUND zu übertragen, werden automatisch Workflows in JTL-Wawi angelegt, die Ihre Dokumente in den jeweiligen Arbeitsprozessen automatisch an GREYHOUND übertragen. Im Folgenden Beispiel wird ein erstellter Auftrag übertragen.

    Achtung: JTL-Worker 2.0 muss gestartet sein! Beachten Sie bitte unbedingt, dass für das zeitversetzte Ausführen von Workflows der JTL-Worker 2.0 (Hintergrunddienst) von JTL-Wawi aktiviert sein muss. Lesen Sie dazu: JTL-Worker 2.0 einrichten und konfigurieren.
    1. Öffnen Sie JTL-Wawi und öffnen Sie den Bereich Kunden über die Schaltfläche Kunden.
    2. Wählen Sie einen Kunden aus der Liste. In unserem Beispiel ist es die Kundin „Frau Silvia Grimmer“.
    3. Wählen Sie im Bereich 360°-Sicht die Registerkarte Aufträge.
    4. Rechts klicken Sie auf den erstellten Auftrag, den Sie versenden und wählen Sie Auftrag > Mailen.

    Der Auftrag wird an „Frau Silvia Grimmer“ und an GREYHOUND gesendet. Folgend wird gezeigt, wo Sie die Dokumente in GREYHOUND finden.

    1. Öffnen Sie GREYHOUND.
    2. Wählen Sie auf der linken Seite in der Ordnerstruktur: Alle > JTL-ARCHIVE.
    3. Wählen Sie einen Kunden aus, um die übertragenen Dokumente zu sehen. Für unser Beispiel ist es „Frau Silvia Grimmer“.
    4. Alle übertragenen Dokumente werden aufgelistet. Sie können einzelne Dokumente durch Auswahl öffnen und einsehen.

    Sie haben erfolgreich Ihren Auftrag an GREYHOUND übermittelt und diesen GoBD-Konform archiviert.

    Eine detaillierte Beschreibung zur Bedienung von GREYHOUND finden Sie im Handbuch von GREYHOUND.