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    Von Oxid zu JTL-Wawi

    In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie Daten von Oxid zu JTL-Wawi übertragen.

    Daten von Oxid zu JTL-Wawi übertragen

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie arbeiten mit einem Oxid-Shop und haben dort bereits einen Datenbestand aufgebaut. Jetzt möchten Sie ein Warenwirtschaftssystem an Ihren Oxid-Shop anschließen. Dazu setzen Sie eine leere JTL-Wawi auf und verbinden diese Wawi über den JTL-Connector mit Ihrem Oxid-Shop. Im Anschluss möchten Sie den gesamten Datenbestand Ihres Oxid-Shops automatisiert in Ihre JTL-Wawi übertragen.

    Schritt 1: Connector an Oxid anbinden

    Hinweis: Je nachdem, welche Edition Sie gebucht haben, ist die Anzahl der Shops, die Sie über JTL-Connector anbinden können, möglicherweise beschränkt. Die JTL-Editionen im Überblick
    1. Sichern Sie die Datenbank Ihres aktiven Oxid-Shops, bevor Sie mit den folgenden Schritten fortfahren.
    2. Laden Sie sich einen aktuellen JTL-Connector für Oxid herunter (zum JTL-Kundencenter) und besorgen Sie sich einen gültigen Lizenzschlüssel für Ihre Shop-Domain (siehe Lizenzen).
    3. Öffnen Sie ein FTP-Programm. Steuern Sie denjenigen Ort an, an dem Sie Ihr Oxid-Instanz installiert haben. Übertragen Sie den entpackten JTL-Connector ins Startverzeichnis dieser Installation. Bitte achten Sie beim FTP-Upload darauf, die Connector-Dateien binär zu übertragen und nicht etwa im ASCII oder Text-Modus! Setzen Sie im Anschluss Schreibrechte für die Ordner db, logs.
    Zum Hintergrund: Das binäre Format sollte zur Übertragung von Dateien immer dann verwendet werden, wenn es sich nicht um reine Textdateien handelt (z. B. .txt, .html, .htm, .cgi). Ausführbare Programme, Textverarbeitungsdokumente, Datenbanken, Grafik- und Audio-Dateien (.bmp, .jpg, .exe, .zip etc.) sind Beispiele für Dateien, die im binären Modus übertragen werden sollten. Das Format sollte auch dann verwendet werden, wenn der Dateityp unbekannt ist oder nicht in z.B. Windows registriert wurde.
    1. Wechseln Sie in den Adminbereich Ihres Oxid-Shops und aktivieren Sie über Erweiterungen > Module den JTL-Connector.
    1. Wechseln Sie auf die Registerkarte Einstellungen und notieren Sie sich das Zugangspasswort (Autorisierungstoken) für den Connector.

    Auth Token / Passwort: Sie benötigen ein „Erkennungsmerkmal“, durch das der JTL-Connector beide Systeme (JTL-Wawi und Shop-System) identifizieren und miteinander verbinden kann. Im Shop-System wird hierfür ein Autorisierungstoken generiert, welchen Sie später in JTL-Wawi als Passwort eintragen müssen. Notieren Sie sich den Token.

    1. Klicken Sie auf Speichern. Der Oxid-Shop ist jetzt an den JTL-Connector angeschlossen.
    2. Bereiten Sie bitte auch die Bestellungen in Ihrem Oxid-Shop für den initialen Datentransfer vor, um die korrekte Verbuchung von Lagerbeständen sicherzustellen. Sie können diesen Schritt auch später durchführen, spätestens aber, bevor Sie den ersten Onlineshop-Abgleich mit echten Daten durchführen.

    Lagerbestände im Shop und JTL-Wawi

    Hinweis: Wenn Sie einen Abgleich starten, überträgt der JTL-Connector zuerst die Artikeldaten aus Ihrem Shop-System, inklusive der dort hinterlegten Lagerbestände. In JTL-Wawi werden diese als Realbestände in die entsprechenden Artikel eingebucht.

    Vorhandene und verfügbare Lagerbestände in JTL-Wawi

    Der vorhandene Lagerbestand (in JTL-Wawi Lagerbestand) ist der reale Bestand in Ihrem Lager. Verfügbarer Lagerbestand hingegen bedeutet: vorhandener Lagerbestand minus durch Bestellungen reservierter Lagerbestand. JTL-Wawi übermittelt den verfügbaren Lagerbestand an angeschlossene Verkaufsplattformen.

    Hinweis: Im zweiten Schritt werden die Bestellungen aus Ihrem Shop-System übertragen.

    Bestellungen und Aufträge in JTL-Wawi

    In JTL-Wawi heißen Bestellungen Aufträge und lösen je nach Bearbeitungsstand bestimmte Prozesse aus. Beispielsweise lösen offene Aufträge zunächst nur die Reservierung von Lagerbeständen aus, während Aufträge, die in den Auslieferungsprozess übergehen, die Reservierung in eine reale Lagerbestandbuchung umwandeln.

    Hinweis: Demnach werden bei einem Abgleich die eingehenden Shop-Bestellungen zunächst in Aufträge umgewandelt und anschließend entsprechend des Bearbeitungsstandes verbucht:
    Bestellstatus: offen/nicht versandt

    Bestellungen aus Ihrem Shop-System, die den Status offen oder nicht versandt haben, werden übertragen und der Lagerbestand in diesen Bestellungen wird den zuvor übertragenen Beständen wieder hinzugebucht (zurückgebucht). Anschließend wird für die bestellten Mengen eine Reservierung vorgenommen, weil dies den internen Verbuchungsvorgängen von JTL-Wawi entspricht. Erst wenn Ihre Aufträge in den Auslieferungsprozess übergehen, werden diese Reservierungen in tatsächliche Lagerbestandsbuchungen umgewandelt.

    Bestellstatus: abgeschlossen/versandt

    Bestellungen aus Ihrem Shop-System, die den Status versandt oder abgeschlossen haben, werden zwar übertragen, aber als komplett ausgelieferte Aufträge behandelt und verbucht. Für abgeschlossene Aufträge wird kein Lagerbestand erneut reserviert oder gebucht, da die Ware bereits aus dem Lager entnommen und versendet wurde.

    Beispiel

    In Ihrem Shop-System hat Artikel A den Bestand 5. 2 offene Bestellungen existieren, die den Artikel insgesamt 3x anfragen. Wenn Sie jetzt einen Abgleich durchführen, wird in JTL-Wawi für den Artikel A ein tatsächlicher Lagerbestand von 8 eingebucht - 5 x aus den Artikeldaten und 3x aus Bestellungen. Anschließend nimmt JTL-Wawi für die 2 offenen Bestellungen 3 Reservierungen des Artikels vor. Der verfügbare Lagerbestand ist damit 8 - 3 = 5. Beim nächsten Abgleich wird für den Artikel A ein korrekter Bestand von 5 an Ihr Shop-System übermittelt.

    Hinweis: Setzen Sie den Status vor dem Abgleich korrekt. Prüfen Sie vor dem ersten Abgleich die Status Ihrer Bestellungen: Haben alle offenen und abgeschlossenen Bestellungen einen aussagekräftigen und korrekten Status zugewiesen bekommen, der mit den Status in JTL-Wawi verknüpft werden kann?

    Wenn Ihr Shop-System es darüber hinaus ermöglicht, beliebig viele Status anzulegen und die Benennung der Status an die von JTL-Wawi anzupassen, empfehlen wir Ihnen dieses Vorgehen. Wenn Sie Ihre Status vor dem initialen Datentransfer korrekt einpflegen, werden Sie keine fehlgebuchten Aufträge und Lagerbestände haben, die Sie im Nachhinein mit mehr Aufwand korrigieren müssen.

    Schritt 2: Connector an JTL-Wawi anbinden

    1. Installieren Sie JTL-Wawi neu oder legen Sie einen neuen leeren Mandanten an. Rufen Sie im Anschluss JTL-Wawi auf und melden Sie sich an.
    2. Das Shop-System Oxid pflegt standardmäßig einige besondere Kundengruppen. Stellen Sie sicher, auch in JTL-Wawi vergleichbare Kundengruppen anzulegen. Die Kundengruppen der beiden System werden später miteinander verknüpft.

    Kundengruppen aufeinander abstimmen: Kundengruppen anlegen in JTL-Wawi

    Oxid: Kunde | Preis A | Preis B | Preis C

    JTL-Wawi: Legen Sie ggf. vergleichbare Gruppen in der Kundenverwaltung an, z.B. Endkunden | Großhändler | Händler | Stammkunden

    1. Klicken Sie auf Onlineshop > Onlineshop-Anbindung > Anlegen. Es öffnet sich das Fenster Onlineshop-Anbindung. Nehmen Sie hier sorgfältig alle notwendigen Einstellungen vor: Zum Dialogfenster Onlineshop-Anbindung.

    Bezeichnung: Geben Sie den Namen Ihres Shops an, so wie er in JTL-Wawi geführt werden soll.

    Onlineshop-URL: Geben Sie hier die URL Ihres Onlineshops ein, gefolgt von „/jtlconnector/“. Beispiel: http://mein-online-shop.de/jtlconnector/

    Passwort: Sie benötigen ein „Erkennungsmerkmal“, durch das der JTL-Connector beiden Systeme (JTL-Wawi und Shop-System) identifizieren und miteinander verbinden kann. Im Shop-System wird hierfür ein Autorisierungstoken generiert, welchen Sie in JTL-Wawi als Passwort eintragen müssen. Geben Sie also hier dasselbe Passwort ein, welches Sie auch in Ihrem Web-Shop zur Autorisierung angelegt haben, i.d.R. also den generierten Autorisierungstoken des Shop-Systems.

    Testen / Lizenz aktivieren: Nachdem Sie alle Webserver-Angaben getätigt haben, müssen Sie die Verbindungs- und Lizenzfähigkeit Ihres JTL-Connectors testen (klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche). Erst wenn der Test fehlerfrei verläuft, können Sie über die nachfolgende Schaltfläche den JTL-Connector konfigurieren.

    1. Klicken Sie im aktuellen Dialogfenster auf die Schaltfläche Konfiguration. Es öffnet sich das Dialogfenster Shopkonfiguration. Nehmen Sie alle notwendigen Einstellungen vor: Zum Dialogfenster Shopkonfiguration.
    2. Bestätigen Sie Ihre Änderungen im Fenster Shopkonfiguration durch Klick auf Speichern.
    3. Wenn Sie alle Schritte bis hierhin erfolgreich durchführen konnten, wird jetzt der Button Testen wählen bzw. OK (rechts oben) freigegeben. Klicken Sie auf den Button, um die Connector-Anbindung in JTL-Wawi abzuschließen. Sie gelangen zurück zum Fenster Onlineshop-Anbindung. Hier finden Sie jetzt Ihren neuen Oxid-Shop aufgelistet. Schließen Sie auch dieses Fenster.

    Ihr Ergebnis: Sie haben jetzt Ihren Oxid-Shop mit Ihrer JTL-Wawi verbunden und die Schnittstelle sorgfältig eingerichtet. Sie sind jetzt bereit für den initialen Datenabgleich.

    Schritt 3: Der erste Datentransfer

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie haben den JTL-Connector installiert und konfiguriert. Jetzt möchten Sie den gesamten Datenbestand aus Ihrem Oxid-Shop in JTL-Wawi importieren. Sofern vorhanden, wird der JTL-Connector Ihr Kategorienverzeichnis, Ihre Produktdaten wie z.B. Beschreibungen und Bilder, Ihre Kunden-, Hersteller- und Lieferantendaten sowie Bestellungen und Lagerbestände übertragen.
    1. Machen Sie sich klar, dass Sie die Führung Ihrer Systeme wechseln! Damit sind Veränderungen in Ihren täglichen Arbeistroutinen zu erwarten.

    JTL-Wawi als führendes System: Sie nutzen derzeit Ihren Oxid-Shop, um viele zentrale Daten zu pflegen. Nachdem Sie den Datenbestand in JTL-Wawi übertragen haben, sollten Sie Änderungen am Datenbestand nicht mehr aus Ihrem Oxid-Administrationskonto heraus vornehmen. Stattdessen wird von nun an Ihre JTL-Wawi führen!

    Wir empfehlen Ihnen deshalb, dass Sie sich bereits vor der Übertragung Ihrer Daten mit den zentralen Funktionen von JTL-Wawi auseinandergesetzt haben und dass Sie insbesondere diejenigen Arbeitsabläufe in JTL-Wawi durchführen können, welche Sie erwartungsgemäß während Ihrer nächsten Arbeitstage brauchen werden. Denken Sie auch daran, ggf. Mitarbeiter über die neuen Abläufe zu informieren und einzuarbeiten.

    Probetransfer und Produktiv-Betrieb

    Bei größeren Datenmengen kann die Übertragung der Daten selbst sowie deren anschließende Überprüfung einige Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise wird der JTL-Connector alle Bestellungen, die auch in Ihrem Oxid-Shop vorliegen – d. h. auch die archivierten, abgeschlossenen Bestellungen (!) – in Ihre JTL-Wawi übertragen. Betreiben Sie Ihren Shop schon viele Jahre, kann dieser Archivbestand entsprechend umfangreich sein.

    Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich eine für Ihre Gegebenheiten angemessene Übertragungs-, Prüfungs- und Einarbeitungszeit zu reservieren und auf jeden Fall eine Datenbanksicherung beider Systeme durchzuführen. Idealerweise testen Sie den initialen Datentransfer in einem Probedurchlauf und prüfen Ihre Daten sorgfältig auf Vollständigkeit. Erst wenn der Probetransfer zufriedenstellend vollzogen werden konnte, können Sie im Anschluss den Produktiv-Betrieb mit einem erneuten initialen Datenabgleich (in eine neue, leere JTL-Wawi) aufnehmen. Auf diese Weise kann der Wechsel für Sie reibungslos stattfinden.

    Hinweis: Nehmen Sie ggf. die Hilfe von einem unserer Servicepartner in Anspruch, wenn Sie sich bezüglich der technischen Umsetzung Unterstützung wünschen.

    1. Öffnen Sie Ihre JTL-Wawi, um mit dem initialen Datentransfer zu beginnen. Klicken Sie in der Menüleiste auf Onlineshop > Onlineshop-Abgleich. Das Fenster Onlineshop-Abgleich öffnet sich.

    Zusammenfassungen anzeigen: Markieren Sie die Checkbox, wenn Sie am Ende des Onlineshop-Abgleichs eine Zusammenfassung der übertragenen Daten angezeigt bekommen möchten.

    1. Klicken Sie auf den Button Starten. Der Onlineshop-Abgleich für Ihren Oxid-Shop wird gestartet. Sie können den Fortschritt des Vorgangs mitverfolgen:

    Fensterbereich Kategorien (links oben): Sie sehen den noch leeren Kategorienbaum Ihrer JTL-Wawi. Nach erfolgreichen Abgleich werden Sie hier die Kategorienstruktur Ihres Klicken Sie auf den Button Starten. Der Onlineshop-Abgleich für Ihren Oxid-Shop wird gestartet. Sie können den Fortschritt des Vorgangs mitverfolgen:-Shops gespiegelt finden.

    Dialogfenster Onlineshopabgleich: In diesem Fenster können Sie den Übertragungsfortschritt live verfolgen. Sie sehen, wie zahlreiche Bestandsdaten empfangen werden konnten.

    1. Prüfen Sie nach Abschluss der Übertragung den Erfolg Ihres Datentransfers. Vergleichen Sie z.B. die Kennzahlen (=Mengen) der übertragenen Kategorien, Produkte, Bilder usw. mit den Kennzahlen aus Ihrem Oxid-Shop. Gehen Sie ggf. auch die Warnungen und Fehlermeldungen durch, die im Abgleichsdialog aufgeführt werden. Anschließend können Sie das Abgleichsfenster schließen.

    Oxid Standard-Auslieferung

    Ihr JTL-Connector ist so konzipiert worden, dass jegliche Datenfelder und -strukturen des Oxid-Shops (d.h. der Standard-Auslieferung des Shops) vollständig übertragen und in JTL-Wawi angelegt werden können. In der Regel wird JTL-Wawi das leistungsstärkere der beiden System sein, sofern es die Datenhaltung und Weiterverarbeitung der Daten betrifft. Das heißt, Sie werden die allermeisten Prozesse, die Sie mit Ihrem Oxid-System bisher durchführen konnten, auch in Ihrer JTL-Wawi durchführen können.

    Shop-Erweiterungen

    Datenfelder aus Shop-Erweiterungen (sog. Extensions) und implementierte, strukturelle Besonderheiten, die über den Standardumfang Ihres Shop-Systems hinausgehen, können jedoch nicht ohne Weiteres in JTL-Wawi übertragen werden.

    Beachten Sie: Daten aus Shop-Erweiterungen werden nicht übertragen und Sie erhalten darüber auch keine Fehlermeldungen, denn Ihr JTL-Connector hat von diesen Erweiterungen keine Kenntnis!

    Wenn Sie aber die Datenfelder Ihrer Shop-Erweiterungen kennen, können Sie viele dieser Daten dennoch importieren und pflegen, indem Sie das Event-Systems des Connectors einsetzen. Nehmen Sie hierfür ggf. die Unterstützung eines JTL-Servicepartners in Anspruch.

    1. Überprüfen Sie jetzt den erfolgreichen Import Ihrer Daten im Detail. Wechseln Sie zunächst in die Artikelverwaltung: Ist der Kategorienbaum korrekt angelegt worden? Konnten alle Produktdaten und Variationsartikel vollständig und ohne Fehler übertragen werden?

    Produktverwaltung: Im Hintergrund sehen Sie den Bereich „Produktverwaltung“. Sie können in unserem Beispiel erkennen, dass sowohl der Kategorienbaum, die zugehörigen Artikel als auch Variationsartikel (wie hier eine Druckerpartrone; ) fehlerfrei aus Ihrem Oxid-Shop übertragen wurden.

    Artikelstammdaten: Im Vordergrund sehen Sie das Dialogfenster Artikelstammdaten zum Artikel „Druckerpatrone“. Auf der dazugehörigen Registerkarte „Variationen“ können Sie sehen, wie in JTL-Wawi Ihre Variationsartikel – sofern Sie in Oxid welche pflegen – angelegt werden. Auch wird hier der Lagerbestand angezeigt.

    Variationsartikel vs. Variationskombinationen: In JTL-Wawi können Sie auch Variationskombinationen anlegen, eine für die Lagerhaltung weitaus günstigere Variante von Variationsabbildung. Auch Ihr Gambio-Shop unterstützt Variationskombinationen.

    Hinweis: JTL-Wawi unterstützt pro Variationskombination individuelle Preise pro Kundengruppe. Gambio Shop unterstützt einen Aufpreis pro Eigenschaft (Variante). Dementsprechend hat eine Änderung der Kundengruppenpreise in einer Variationskombination in JTL-Wawi keine Auswirkung. Lediglich der Std. VK in JTL-Wawi pflegt den Aufpreis der Gambio Eigenschaft. Kundengruppenpreise im Gambio Shop können im Artikel (JTL-Wawi Vaterartikel) gepflegt werden. Der Variantenaufpreis kann nur global (Std. VK) gesetzt werden.
    1. Doppelklicken Sie auf einen Ihrer Artikel. Es öffnet sich das Fenster Artikelstammdaten. Schauen Sie sich nun an, auf welchen Registerkarten welche Informationen aus Ihrem Oxid-Shop abgelegt wurden, z.B. Artikelnummern, Produktbezeichnungen oder auch Lagerbestände und Reservierungen.

    Registerkarte Allgemein (oben): Sie sehen einige der Produktinformationen aus Ihrem Shop-System, die in JTL-Wawi als sogenannte „Stammdaten“ abgelegt werden, z.B. die Artikelnummer, EAN oder die Produktbezeichnung (=Name).

    Registerkarte Lager (unten): An dieser Stelle können Sie sowohl den übertragenen Lagerbestand einsehen als auch einen Lagerbestand „In Aufträgen“. Letzterer wird automatisch durch eingegangene Bestellungen reserviert. Wie Sie sehen, beginnt Ihre JTL-Wawi hier mit Ihrer Kernarbeit – der Warenwirtschaft.

    1. Mit einem Klick auf Kunden wechseln Sie in den Bereich der Kundenverwaltung. Alle Kunden aus Ihrem Oxid-Shop sollten hierhin übertragen worden sein.

    Kunden mit Bestellungen: Kunden, die aktuell oder in der Vergangenheit Produkte in Ihrem Shop bestellt haben, finden Sie hier aufgelistet. Nutzen Sie auch die Filterfunktion Gruppe (oberhalb der Kundenübersicht) , wenn Sie Ihre Daten getrennt nach Kundengruppen prüfen möchten.

    Kunden ohne Bestellungen: Kunden, die sich lediglich registriert, aber keine Bestellung aufgegeben haben, finden Sie an anderer Stelle: Menü Onlineshop > Onlineshop-Kunden aktivieren.

    1. Mit einem Klick auf das Icon Aufträge wechseln Sie in den Bereich der Auftragsverwaltung. Hier sollten Sie alle Ihre übertragenen Bestellungen vorfinden – sowohl offene als auch abgeschlossene.

    Fensterbereich Auftragsübersicht: In der Auftragsverwaltung ist eine „Monatsansicht“ voreingestellt (Datum oben rechts, z.B. 05.2015). Wenn Sie alle Bestellungen einsehen wollen, deaktivieren Sie die dazugehörige Checkbox „Datum“.

    Ihr Ergebnis: Sie haben jetzt alle Kategorien (inklusive aller zugeordneten Produkte) aus Ihrem Oxid-Shop voll automatisiert über einen Webshop-Abgleich in Ihre JTL-Wawi importiert. Ihr Oxid-Shop wird im Kategorienbaum von JTL-Wawi abgebildet. Von jetzt an sollten Sie Änderungen an Ihren Bestandsdaten ausschließlich über Ihre JTL-Wawi pflegen!

    Video

    Von Oxid zu JTL-Wawi

    In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie Daten von Oxid zu JTL-Wawi übertragen.