Aufbau der Export-Funktion

Die Exportfunktion in JTL-Wawi Ameise ist im Vergleich zur Importfunktion einfach aufgebaut, da weniger Einstellungsmöglichkeiten existieren.

Bereich A: Exportarten

Die Exportarten im Baum links im Bild definieren die Art der Daten, die exportiert werden sollen, etwa Artikeldaten, Variationen der Artikel, Kunden- oder Lieferantendaten. Je nach Auswahl erscheinen im rechten Bereich der Maske unterschiedliche Angaben.

Bereich B: Exportdatei-Format, Einstellungen und Filter

Je nach Exportart finden Sie in diesem Bereich unterschiedliche Einstellmöglichkeiten. Die drei wesentlichen Elemente, die Sie immer wieder finden sind das Exportdatei-Format, eine Filterfunktion und die Einstellungen.

Exportdatei-Format

JTL-Ameise exportiert Daten im CSV-Format. Sie sollten sich die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, notieren, um diese bei einem erneuten Import der Daten gleich einstellen zu können.

Kopfzeile enthalten: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die erste Zeile der CSV-Datei die Namen der Spalten beinhalten.

Spaltenbegrenzer: Hier legen Sie fest, welches Zeichen zwischen den einzelnen Datensätzen der Spalten stehen soll.

Quote-Zeichen: Das Quote-Zeichen muss verwendet werden, wenn sich innerhalb eines zu exportierenden Datenfeldes der Spaltenbegrenzer befindet.

Beispiel: Ihr Spaltenbegrenzer ist das Komma. Sie möchten das Datenfeld „Größe M, Farbe blau“ exportieren und haben als Quote-Zeichen “ festgelegt. Ihr Export für dieses Feld sieht also z. B. so aus.

Artikelnummer, Beschreibung
AR12345,"Größe M, Farbe blau"

Escape-Zeichen: Das Escape-Zeichen wird zusätzlich verwendet, wenn sich auch das Quote-Zeichen im Export befindet. Es markiert dann alle Vorkommnisse des Quote-Zeichen, die nicht als Quote-Zeichen gewertet werden sollen.

Filter

Bei Exporten, die sich auf bestimmte Elemente in JTL-Wawi beziehen, z. B. Artikel, Lieferanten oder Kunden, können Sie über die Schaltfläche Filter konfigurieren festlegen, welche gemeinsamen Merkmale auf die exportierten Datensätze zutreffen müssen.

Einstellungen

Dezimaltrenner: Hier legen Sie fest, wie Dezimalstellen, gemeinhin auch als Nachkommastellen, abgetrennt werden. Standardeinstellung ist das Komma.

Tausender-Trenner: Hier legen Sie fest, wie Tausenderblöcke in großen Zahlen voneinander abgetrennt werden sollen.

Stellen: Hier legen Sie fest, wie viele Nachkommastellen maximal exportiert werden sollen.

Bereich C: Exportvorlage laden

Vorlage wählen: Wenn Sie bereits eine Vorlage für den gewählten Export erstellt haben, können Sie diese hier wählen. So sparen Sie sich die Konfiguration des Exports.

Ein Doppelklick auf eine Exportvorlage aus der Liste, die ebenfalls so sortiert ist, dass die neuesten Vorlagen oben stehen, lädt die Exportvorlage. Dabei werden Einstellungen zum CSV-Format und Exportfelder geladen.

Wird der Haken bei Filtereinstellungen zu dieser Vorlage ebenfalls neu laden gesetzt, so wird ein evtl. eingestellter Filter geladen.

Bereich D: Datenfelder

Die Liste mit Datenfeldern zeigt alle möglichen Felder an, die die jeweilige Exportart exportieren kann.

In diesem Beispiel sind es Artikeldaten. Durch einen Doppelklick auf ein Datenfeld kommt das Datenfeld in die Liste der Exportfelder. Dies bedeutet, dass dieses Datenfeld exportiert wird und in der Exportdatei erscheinen wird.

Bereich E: Exportfelder

Die Exportfeldliste enthält alle Datenfelder und Freispalten, die die Exportdatei enthalten wird.

Die Reihenfolge der Spalten lässt sich mittels der Buttons Nach obenbzw. Nach unten ändern. Die rosa markierten Felder lassen sich doppelklicken und verändern, so können z.B. die Kopfzeilenbezeichnungen für jedes Datenfeld in der Exportfeldliste verändert werden.

Eine Besonderheit sind Freispalten. Dies sind Spalten, die später in der Exportdatei keine Daten enthalten werden, aber dennoch eine Spalte einnehmen. Durch den Einsatz von Freispalten können einfacher gewünschte CSV-Formate erstellt werden.

Die Reihenfolge der Spalten wirkt sich natürlich auf die Spaltenanordnung in der CSV-Exportdatei aus. Die Spalte mit der kleinsten Nummer (1) steht demnach am Anfang (ganz links), die mit der größten Nummer am Ende eines jeden Datensatzes.

Schaltfläche F: Vorlage speichern

Genau wie bei den Importvorlagen lassen sich die Einstellungen zu einem Export abspeichern. So können Vorlagen später einfach geladen werden, ohne all die Einstellungen erneut durchführen zu müssen.

Über den Button Vorlage speichern… gelangen Sie zum Exportvorlage speichern-Dialogfenster. Es können sowohl vorhandene Exportvorlagen überschrieben und somit aktualisiert werden als auch neue Vorlagen abgespeichert werden. Um eine neue Vorlage zu speichern, geben Sie unter Vorlagennamen der Datei eine Bezeichnung und klicken daneben auf die Schaltfläche Neue Vorlage speichern.

Sie können beliebig viele Vorlagen ablegen, die Liste mit den vorhandenen Vorlagen ist so sortiert, dass die zuletzt aktualisierten bzw. erstellten Vorlagen oben stehen. Wählen Sie eine Exportvorlage aus der Liste aus, erscheint im rechten Fenster die Zusammenfassung der Einstellungen zum ausgewählten Exportformat.

Die Exportvorlage speichert neben den Einstellungen zum Exportformat und den Exportfeldern auch einen evtl. eingestellten Filter – allerdings nur dann, wenn der Filter auch als Filtervorlage abgelegt wurde.

Schaltfläche G: Export starten

Klicken Sie auf Export starten…, um das Exportvorgangsfenster zu öffnen.

Anfangs sehen Sie die Übersicht über die Exporteinstellungen.

Über Export starten wird der Name und Pfad der Exportdatei abgefragt, die erstellt werden soll. Diese Datei enthält alle gewünschten Datenfelder der ausgewählten Exportart.

Während des Exportvorgangs wird die Registerkarte Bericht aktiv. Dort wird jeder exportierte Datensatz aufgeführt:

Der Exportvorgang kann jederzeit über Export abbrechen abgebrochen werden.

Abschließend sehen Sie die Übersicht in Form eines Berichts auf der Registerkarte Bericht. Hier wird Ihnen nochmal der exportierte Datensatz mit Startzeit und Dauer des Exportvorgangs gezeigt.

Video

Vorlagen verwalten

In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Vorlagen in JTL-Ameise verwaltet werden.