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    ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten aufgrund der E-Rechnungsverordnung Rechnungen in dem elektronischen Format ZUGFeRD über JTL-Wawi ausstellen.

    Voraussetzungen/Einschränkungen

    • Sie verwenden eine Version ab JTL-Wawi 1.11. JTL-Wawi herunterladen
    • Sie verwenden die Vorlagen der Ausgabe 2.0. Sie erkennen diese an den englischen Variablen. Vorlagen der Ausgabe 1.0 haben zudem in JTL-Wawi die Endung (veraltet).

    Allgemeine Informationen zur E-Rechnung

    Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält. Sie ersetzt Papier- oder PDF-Rechnungen. Somit können die Rechnungsdaten elektronisch übermittelt und automatisch weiterverarbeitet werden.

    Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland E-Rechnungen empfangen und ausstellen. Für das Ausstellen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Die Pflicht betrifft nur Geschäftskunden, nicht Endverbraucher (B2C).

    JTL-Wawi unterstützt die beiden gängigsten E-Rechnungsformate:

    • XRechnung: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie können sich die XRechnung online mit verschiedenen Programmen anzeigen lassen. Gängige Buchhaltungssysteme und die FIBU-Schnittstelle der JERA GmbH bieten ebenfalls Funktionen zur Anzeige und Weiterverarbeitung.  
    • ZUGFeRD: Das ZUGFeRD-Format ist eine PDF-Datei, kombiniert mit einer XML-Datei im Anhang. Somit können Sie die Rechnungsdaten wie gewohnt im Anzeigeprogramm für PDF-Dateien einsehen und für die Buchhaltung das geforderte XML-Format verwenden. Für die Buchhaltung ist jedoch der Inhalt der XML-Datei relevant und nicht das, was in der PDF-Datei dargestellt ist.

    Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung sowie rechtliche Belange finden Sie zum Beispiel auf der Informationsseite des Beschaffungsamt des BMI.

    Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger einigen sich in der Regel auf ein Format. Der Rechnungsempfänger darf jedoch ein Wunschformat einfordern. Es kann daher notwendig sein, für unterschiedliche Kunden unterschiedliche Rechnungsformate anzubieten. Dies können Sie in JTL-Wawi beispielsweise über die Kundengruppe steuern. Siehe Vorlage einschränken

    Hinweis: Auf dieser Guide-Seite lesen Sie, wie Sie die ZUGFeRD-Rechnung in JTL-Wawi einrichten. Wie Sie die XRechnung in JTL-Wawi einrichten, können Sie hier nachlesen: XRechnungen ausstellen.

    ZUGFeRD-Rechnung einrichten

    In den folgenden Schritten lesen Sie, wie Sie Ihre Vorlage für die XML-Datei der ZUGFeRD-Rechnung bearbeiten und die ZUGFeRD-Rechnung automatisiert an Ihren E-Mail-Versand anhängen.

    Vorlage bearbeiten

    Standardmäßig ist in JTL-Wawi bereits eine Vorlage für die XML-Datei hinterlegt, die an die ZUGFeRD-PDF-Datei angehängt wird. Gehen Sie wie folgt vor, um die Vorlage zu bearbeiten.

    1. Öffnen Sie in JTL-Wawi über das Menü Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen das Dialogfenster Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen verwalten.
    2. Scrollen Sie unter Vorlagensets zum Knotenpunkt Beleg Verkauf > Rechnung. Markieren Sie Rechnung (*).
    3. Wechseln Sie in die Registerkarte ZUGFeRD.
    4. Standardmäßig ist bereits die Vorlage Standard hinterlegt. Wählen Sie diese Vorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
    1. Bearbeiten Sie im neuen Dialogfenster Exportvorlage bearbeiten die XML-Datei, die als Grundlage für die ZUGFeRD-Rechnung dient.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

    Sie haben erfolgreich Ihre ZUGFeRD-Vorlage bearbeitet. Überprüfen Sie im nächsten Schritt, ob Ihre ZUGFeRD-Vorlage automatisch als PDF-Anhang bei E-Mails mitgesendet wird.

    PDF-Anhang bei E-Mail-Versand prüfen

    Damit Ihre Rechnung beim E-Mail-Versand im ZUGFeRD-Format ausgegeben wird, muss die ZUGFeRD-Rechnung als PDF-Anhang mitgesendet werden. Prüfen Sie wie folgt, ob die dafür nötige Einstellung Vorlage als PDF-Anhang nutzen aktiviert ist.

    1. Wechseln Sie in die Registerkarte Alle.
    2. Wählen Sie im Bereich Vorlagen für alle Benutzer und Rechner die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.
    Detail: Standardmäßig ist hier bereits eine Vorlage angelegt. Sie können diese Vorlage bearbeiten oder eine neue Vorlage anlegen. Siehe Vorlagen in JTL-Wawi erstellen
    1. Öffnen Sie über die Schaltfläche Mailen bearbeiten das Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten.
    Hinweis: Standardmäßig ist eine globale Vorlage hinterlegt. Sollten Sie eine einzelne Vorlage bearbeiten, steht Ihnen anstelle der Schaltfläche Mailen Bearbeiten die Registerkarte Mailen zur Verfügung. Wählen Sie in der Registerkarte Mailen die E-Mail-Vorlage aus, die Sie bearbeiten wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
    1. Prüfen Sie im neuen Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten im Bereich Anhänge, ob die Checkbox Vorlage als PDF-Anhang nutzen aktiviert ist. Wenn die Checkbox Vorlage als PDF-Anhang nutzen nicht aktiviert ist, aktivieren Sie die Checkbox.
    Hinweis: Wenn die Checkbox Vorlage als PDF-Anhang nutzen aktiviert ist, wird die Rechnung automatisch als PDF-Datei an die E-Mail gehängt, wenn Sie über JTL-Wawi eine Rechnung per E-Mail senden. Wenn Sie für den Rechnungsempfänger die ZUGFeRD-Rechnung eingestellt haben, erhält der Rechnungsempfänger die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format. Wenn Sie für den Rechnungsempfänger die ZUGFeRD-Rechnung nicht eingestellt haben, erhält der Rechnungsempfänger eine reguläre PDF-Datei mit der Rechnung.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
    2. Um alle Einstellungen zu speichern, schließen Sie das Dialogfenster Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen verwalten über die Schaltfläche OK.

    Sie haben erfolgreich eingestellt, dass automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung als Anhang an die E-Mail gehängt wird, wenn Sie eine Rechnung aus JTL-Wawi per E-Mail versenden.

    XRechnung/ZUGFeRD validieren

    In den folgenden Schritten lesen Sie, wie Sie in JTL-Wawi prüfen können, ob Ihre XRechnung oder die XML-Datei Ihrer ZUGFeRD-Rechnung Fehler enthält.

    1. Öffnen Sie in JTL-Wawi über das Menü Verkauf > XRechnung/ZUGFeRD validieren das Dialogfenster XRechnung/ZUGFeRD validieren.
    2. Klicken Sie im Feld Dateiname auf die drei Punkte.
    3. Wählen Sie in Ihrem Ordnerverzeichnis die XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung aus, die Sie prüfen lassen möchten.
    Hinweis: Sie können eine XRechnung im XML-Format oder eine ZUGFeRD-Rechnung im PDF-Format hochladen. Es wird bei einer ZUGFeRD-PDF-Datei nur der XML-Anhang validiert. JTL-Wawi extrahiert die XML-Datei automatisch aus der ZUGFeRD-PDF-Datei und speichert die XML-Datei in dem Ordner, in dem auch die ZUGFeRD-PDF-Datei gespeichert ist.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Validieren....
    1. Sie sehen das neue Dialogfenster XRechnung/ZUGFeRD Prüfbericht. Im Abschnitt Bewertung sehen Sie, ob Sie die Rechnung verwenden können oder überarbeiten sollten. Wenn die Rechnung Fehler enthält, werden Ihnen diese Fehler angezeigt.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

    Sie haben erfolgreich Ihre XRechnung oder die XML-Datei Ihrer ZUGFeRD-Rechnung prüfen lassen. Wenn Ihre Rechnung Fehler enthält, korrigieren Sie diese und lassen Sie die Rechnung im Anschluss erneut prüfen.