Inventur in JTL-WMS

Mit JTL-WMS können zwei unterschiedliche Arten von Inventuren durchgeführt werden. Zum einen gibt es die Stichtagsinventur, welche an festen Zeitpunkten den Lagerbestand zählt. Oft wird diese Art von Inventur am Ende des Jahres durchgeführt. Diese Inventur kann für das ganze Lager oder für bestimmte Teilbereiche jederzeit angelegt und durchgeführt werden. Diese Inventur ist auch der einfachste Weg beim Start mit JTL-WMS einmal den kompletten Lagerbestand aufzunehmen (auch Initialinventur genannt).

Die andere Art ist die Permanente Inventur. Da mit JTL-WMS jederzeit bekannt ist, welcher Artikel sich in welcher Menge an welchem Lagerort befindet reicht dies für viele als Inventur aus. Beim Kommissionieren fallen Fehlbestände direkt auf und können direkt am Lagerplatz mit einem Klick korrigiert werden.

Stichtagsinventur

Um eine Stichtagsinventur in JTL-WMS durchzuführen sind folgende Schritte durchzuführen:

• Alle Lagerbewegungen im Inventurbereich beenden. Es dürfen in dem Inventurbereich keine offenen Picklisten mehr existieren, ansonsten kann die Inventur nicht angelegt werden
• Inventur in JTL-WMS anlegen
• Inventur mit dem JTL-WMS Mobile oder manuell per Zettel durchführen
• Inventurergebnisse eintragen (falls manuell per Zettel gearbeitet wurde)
• Inventurergebnisse prüfen
• Inventur buchen

Vorbereitung

Bevor die Inventur in JTL-WMS angelegt wird, sollte sichergestellt werden, dass keine offenen Picklisten mehr in dem Inventurbereich existieren. Dies ist Vorraussetzung für eine Inventur, damit während der Inventur keine Bestandsveränderungen mehr stattfinden. Diese Plätze können am besten über die Filterung nach reservierten Plätzen/Artikeln in der Lagerplatzübersicht oder Artikelübersicht gefunden werden. Falls noch Picklisten für diese Plätze existieren, müssen diese vor der Inventur gepickt bzw. gelöscht werden.

Inventur anlegen

1. In JTL-WMS ist die Inventur im Hauptmenü unter Intern > Inventur zu finden. Im Hauptfenster ist eine Übersicht über alle Inventuren inklusive Status, Kommentar und Anlagedatum zu sehen.

2. Über die Schaltfläche Neue Inventur kann eine neue Inventur angelegt werden.

3. In dem sich öffnenden Fenster Neue Inventur anlegen sind auf der linken Seite alle Plätze des Lagers zu sehen. In dieser Liste können nun einzelne Plätze markiert und über die Schaltfläche Pfeil nach rechts auf die rechte Liste verschoben werden.

4. Alle Plätze auf der rechten Liste werden für diese Inventur vorgemerkt.

Platzauswahl vereinfachen

• Es gibt zwei Filter Von Platz und Nach Platz um auf bestimmte Plätze einzuschränken. Beispiel: Es soll eine Inventur in Gang 13 stattfinden. Über die Einschränkung auf 13 in Von Platz und Bis Platz werden nur die Plätze angezeigt, die mit 13 anfangen. Diese können nur mit der Schaltfläche Doppelpfeil übernommen werden.
• Die Schaltfläche Doppelpfeil nach rechts überträgt alle Plätze von der linken in die rechte Liste ein.
• Der Filter Platzbereich hilft um auf bestimmte Bereich einzuschränken. Wenn dort etwas eingegeben wird, werden alle Plätze die mit diesem Wert anfangen gefunden. Beispiel: Über die Eingabe von A-01 lassen sich alle Plätze finden, die mit A-01 anfangen.
• Über Filter kann auf Plätze mit bestimmten Status oder Typ des Lagerplatzes eingeschränkt werden. Außerdem kann auf Plätze die nur Artikel von bestimmten Warengruppen enthalten eingeschränkt werden.
• Über Filter kann auf Plätze eingeschränkt werden, welche dieses Jahr noch in keiner Inventur gezählt wurden.

5. Der Inventur muss ein Kommentar mitgegeben werden. Dieser wird in allen folgenden Dialogen und in JTL-WMS Mobile App angezeigt.

Informationen zur Inventur

Durch Doppelklick auf eine Inventur oder über die Schaltfläche Details wird das Inventurdetailfenster geöffnet. Hier sind alle Informationen zu der Inventur zu finden.

In der Kopfzeile ist der Inventurname, der Kommentar und der aktuelle Status zu sehen.

Die obere Liste zeigt alle Plätze der Inventur mit folgenden Informationen an:

• Platztyp: Zeigt an, um welche Art Lagerplatz es sich handelt, z.B. Regalplatz, Wareneingangsplatz etc.
• Soll-Menge: Diese Menge ist laut JTL-WMS auf dem Platz vorhanden.
• Ist-Menge: Diese Menge ist die bei der Inventur gezählte Menge. Bei Inventuranlage ist diese Menge immer 0. Erst beim Zählen mit der mobile App oder beim manuellen Eintragen der Werte in JTL-WMS vergrößert sich der Wert.

Folgende Filter stehen bei dieser Liste zur Verfügung:

• Platz: Über Eingabe einer Lagerplatznummer oder des Anfangs einer Nummer kann auf bestimmte Plätze eingeschränkt werden.
• Bestand/Differenzen: Über diese Auswahlbox lässt sich unter anderem auf Plätze mit und ohne Bestand einschränken.

• Listenansicht unten: In der unteren Liste wird immer für den aktuell selektierten Lagerplatz aus der oberen Liste die Inventurwerte angezeigt. Zu Beginn sind hier keine Einträge vorhanden, weil noch keine Zählung durchgeführt wurde. Wenn bei der Inventur ein Eintrag für diesen Platz gemacht wird, wird dieser hier angezeigt.

Folgende Informationen sind zu sehen:

• Artikelnummer: Die Nummer unter der Sie den Artikel in Ihrem Bestand führen.
• MHD/Charge: Dieses wird angezeigt, falls das MHD-/Chargen-Modul aktiv ist und der Artikel eine der beiden Eigenschaften besitzt.
• Soll-Menge: Dieses ist die Menge, die laut JTL-WMS vor der Inventur auf dem Platzt war.
• Ist-Menge: Diese Menge wurde bei der Inventur für diesen Platz und diesen Artikel (und ggf. Charge und MHD) gezählt. Diese Menge verändert sich im Laufe der Inventur, falls auf dem Platz Bestand ist.
• Zeitstempel: Das Datum und die Uhrzeit an dem dieser Inventureintrag gemacht wurde. Hierbei ist es egal, ob der Eintrag durch die Zählung mit JTL-WMS Mobile App oder durch einen manuellen Eintrag in JTL-WMS gemacht wurde. So lässt sich in Problemfällen nachvollziehen, wann der Eintrag gemacht wurde.
• Benutzer: Der Name des Benutzers der diesen Inventureintrag gemacht hat. Hierbei ist es egal, ob der Eintrag durch die Zählung mit dem Mobile App oder durch einen manuellen Eintrag in JTL-WMS gemacht wurde. So lässt sich in Problemfällen nachvollziehen, wer diese Zählung vorgenommen hat.

Folgende Funktionen können für die untere Liste ausgeführt werden:

• Hinzufügen (Schaltfläche): In der unteren Lässt sich über die Schaltfläche Hinzufügen eine Position zum aktuellen Lagerplatz hinzufügen. Nach der Auswahl des Artikels und der Menge wird diese Position zu den Inventurbeständen des Platzes hinzugefügt. Ein manueller Eintrag hier entspricht genau einem Eintrag mit der Mobile App.
• Löschen (Schaltfläche): Über diese Schaltfläche lässt sich ein Eintrag aus der unteren Liste entfernen. Hiermit lassen sich fälschlicherweise aufgenommen Mengen korrigieren.
• Mengen ändern: Über die Schaltflächen + und – lassen sich die Mengen in den Einträgen des Platzes ändern.

Akt. Bestände übernehmen (Schaltfläche): Diese Schaltfläche sollte nie betätigt werden, wenn die Inventur mit der JTL-WMS Mobile durchgeführt wird.
Die Schaltfläche Akt. Bestände übernehmen ist nur solange aktiv wie noch kein Eintrag bei der Inventur gemacht wurde. Mit Klick auf die Schaltfläche werden für alle Plätze die aktuellen Bestände als Zählbestände hinterlegt. Wenn nun die Inventur gebucht werden würde, würde es keine Korrekturen geben, weil alle Einträge genau den aktuellen Beständen entsprechen. Bei der Inventur ohne JTL-WMS Mobile ist dieses eine große Hilfe. Genaueres findet sich weiter unten bei der Beschreibung der Inventur mit Zettel und ohne JTL-WMS Mobile.

Die Schaltfläche Buchen übernimmt die eingetragenen Werte und bucht die Inventur. Der Benutzer wird noch einmal darauf hingewiesen, wie viele Artikel ausgebucht und eingebucht werden. Es ist jetzt noch möglich die Inventurbuchung abzubrechen. Falls jedoch einmal die Buchung bestätigt wurde, lässt sich die Buchung nicht mehr zurückdrehen. Bei der Buchung werden alle Artikel die aktuell in JTL-WMS vorhanden sind und bei der Zählung nicht eingetragen wurden ausgebucht. Des Weiteren werden alle Artikel die bisher nicht im System vorhanden waren und eingetragen wurden in den Bestand gebucht.

Inventur durchführen

Es gibt nun zwei verschiedene Arten die Inventur durchzuführen. Zum einen kann die Inventur mit JTL-WMS Mobile durchgeführt werden. Hierbei wird direkt bei der Inventur am Lagerplatz der Artikel und der Lagerplatz gescannt und die Menge eingegeben. Es entfällt das Mitführen von Listen und das Eintragen der gezählten Bestände. Direkt nach jedem Scan sind die gezählten Mengen in JTL-WMS ersichtbar.
Die zweite Möglichkeit ist die manuelle Zählung mit Listen (Inventur per Zettel). Die Ergebnisse müssen nach der Zählung in JTL-WMS manuell eingetragen werden.

Inventur mit JTL-WMS Mobile durchführen

Nach der Inventuranlage kann die Zählung auch mit JTL-WMS Mobile durchgeführt werden. Dazu wird auf einem mobilen Gerät der Dialog Stichtagsinventur gestartet. Der Mitarbeiter wird nach und nach zu jedem Platz der Inventur geschickt und nimmt die Artikel und Mengen auf.

Sobald alle Lagerplätze gezählt worden sind, kann mit der Prüfung der Ergebniss fortgefahren werden.

Inventur per Zettel

Bei einer Zettel-geführten Inventur wird eine Inventurliste ausgedruckt und die Daten werden auf Zetteln aufgenommen. Die Liste wird gedruckt, in dem im Menüpunkt Stichtagsinventur in JTL-WMS die gewünschte Inventur markiert wird und die Schaltfläche Drucken betätigt wird. Auf der Inventurliste befinden sich die Lagerplätze, die enthaltenen Artikel und Mengen. Falls die Mengen nicht angedruckt werden sollen, kann die Inventurliste so mit dem Formulareditor bearbeitet werden, dass das Mengenfeld nicht mehr angedruckt wird.

Die aufgenommenen Daten müssen nun in JTL-WMS eingetragen werden. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

• Eingeben aller Daten: Es werden für jeden Platz alle enthaltenen Artikel eingegeben. Unter Neue Position hinzufügen ist beschrieben, wie ein neuer Inventureintrag zu einem Platz hinzugefügt wird. Dieses muss für alle, nicht-leeren Plätze der Inventur durchgeführt werden. Danach kann mit Ergebnisse prüfen die Prüfung der eingegeben Daten und die Buchung erfolgen. Diese Möglichkeit ist natürlich sehr aufwendig, weil für jeden Platz der Platz, der Artikel und die Menge eingegeben werden muss.
• Eintragen der Differenzen: Bei diesem Weg wird weiterhin manuell gezählt. Es werden jedoch nur die Differenzen auf den Plätzen gegenüber der Inventurliste markiert. Alle Plätze die bei der Inventur die korrekten Mengen enthalten, werden auf der Liste mit einem OK markiert. Nach der Zählung und dem Eintrag auf den Zetteln (Inventurlisten) müssen nun die Werte in JTL-WMS eingetragen werden. Dies wird jedoch durch JTL-WMS vereinfacht. Über den Button Akt. Bestände übernehmen werden von JTL-WMS automatisch Inventureinträge gemäß den aktuellen Beständen (und somit gemät den Beständen der Inventurliste) geschrieben. Das Eintragen aller Plätze wo korrekte Bestände lagen entfällt also. Es müssen nun nur noch die Plätze bearbeitet werden, wo Fehlbestände gegenüber der Inventurliste vorlagen. Hierzu wird die Inventurliste durchgegangen und bei jedem Platz mit Fehlbestand wird der Wert korrigiert. Dies sollten im Normalfall viel weniger Arbeitsschritte sein, als wenn jeder Platz eingetragen werden muss. Die Korrektur der Mengen geht in den meisten Fällen sehr einfach über die Schaltflächen + und – in der unteren Liste. Nach dem Eintragen aller Differenzen kann mit Klick auf die Schaltfläche Ergebnisse prüfen die Prüfung der eingegeben Daten und die Buchung erfolgen.

Ergebnisse prüfen

In diesem Schritt werden die gezählten (via JTL-WMS Mobile oder manuell eingetragene) Inventurbestände noch einmal geprüft. Eine gute Möglichkeit ist, den Filter der oberen Liste auf „Differenzen“ einzustellen. So lassen sich schnell alle Plätze anzeigen, welche in Soll-Bestand und Ist-Bestand voneinander abweichen. Über eine Prüfung der größten Abweichengen lassen sich schnell Eingabefehler (Eine 0 zuviel eingetippt,etc…) finden.

Neue Position hinzufügen

Falls eine neue Position hinzugefügt werden soll, ist dies über die Schaltfläche Hinzufügen der unteren Liste möglich.

Es muss noch die Artikelnummer eingegeben werden. Dann kann der gewünschte Artikel ausgewählt und die Menge eingegeben werden. Mit einem Klick auf OK bestätigen.

Inventur buchen

Nach Prüfung der Daten kann über die Schaltfläche Buchen die Inventur gebucht werden.

Der Benutzer wird noch einmal darauf hingewiesen, wie viele Artikel ausgebucht und eingebucht werden. Es ist jetzt noch möglich die Inventurbuchung abzubrechen.

Permanente Inventur

Dadurch, dass JTL-WMS jederzeit weiss, an welchem Platz welche Menge liegt, findet automatisch immer eine permanente Inventur statt. Immer wenn bei einem Prozessschritt von einem Platz Menge entnommen werden muss, welche nicht vorhanden ist, muss eine Korrektur stattfinden. JTL-WMS bietet in vielen Prozessschritten direkt die Möglichkeit, den Bestand sofort zu korrigieren. Falls bei der Kommissionierung mit der Mobile App auffällt, dass an dem Platz zu wenig Menge ist, kann der Fehlbestand direkt ausgebucht werden. Somit werden automatisch während der Arbeit die Bestände korrigiert.

Video

Inventur in JTL-WMS

In diesem Video erklären wir Ihnen die Inventur in JTL-WMS.