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    XRechnungen ausstellen

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten aufgrund der E-Rechnungsverordnung Rechnungen in dem elektronischen Format XRechnung über JTL-Wawi ausstellen.

    Voraussetzungen/Einschränkungen

    • Sie verwenden die Vorlagen der Ausgabe 2.0. Sie erkennen diese an den englischen Variablen. Vorlagen der Ausgabe 1.0 haben zudem in JTL-Wawi die Endung (veraltet).

    Allgemeine Informationen zur E-Rechnung

    Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält. Sie ersetzt Papier- oder PDF-Rechnungen. Somit können die Rechnungsdaten elektronisch übermittelt und automatisch weiterverarbeitet werden.

    Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland E-Rechnungen empfangen und ausstellen. Für das Ausstellen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Die Pflicht betrifft nur Geschäftskunden, nicht Endverbraucher (B2C).

    JTL-Wawi unterstützt die beiden gängigsten E-Rechnungsformate:

    • XRechnung: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie können sich die XRechnung online mit verschiedenen Programmen anzeigen lassen. Gängige Buchhaltungssysteme und die FIBU-Schnittstelle der JERA GmbH bieten ebenfalls Funktionen zur Anzeige und Weiterverarbeitung.  
    • ZUGFeRD: Das ZUGFeRD-Format ist eine PDF-Datei, kombiniert mit einer XML-Datei im Anhang. Somit können Sie die Rechnungsdaten wie gewohnt im Anzeigeprogramm für PDF-Dateien einsehen und für die Buchhaltung das geforderte XML-Format verwenden. Für die Buchhaltung ist jedoch der Inhalt der XML-Datei relevant und nicht das, was in der PDF-Datei dargestellt ist.

    Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung sowie rechtliche Belange finden Sie zum Beispiel auf der Informationsseite des Beschaffungsamt des BMI.

    Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger einigen sich in der Regel auf ein Format. Der Rechnungsempfänger darf jedoch ein Wunschformat einfordern. Es kann daher notwendig sein, für unterschiedliche Kunden unterschiedliche Rechnungsformate anzubieten. Dies können Sie in JTL-Wawi beispielsweise über die Kundengruppe steuern. Siehe Vorlage einschränken

    Hinweis: Auf dieser Guide-Seite lesen Sie, wie Sie die XRechnung in JTL-Wawi einrichten. Wie Sie die ZUGFeRD-Rechnung in JTL-Wawi einrichten, können Sie hier nachlesen: ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen.

    XRechnung einrichten

    In den folgenden Schritten lesen Sie, wie Sie eine Vorlage für die XRechnung anlegen und die XRechnung automatisiert an Ihren E-Mail-Versand anhängen.

    Exportvorlage anlegen

    Legen Sie zunächst eine Exportvorlage für XRechnung 3.0 an. Gehen Sie dafür wie folgt vor.

    1. Öffnen Sie in JTL-Wawi über das Menü Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen das Dialogfenster Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen verwalten.
    2. Scrollen Sie unter Vorlagensets zum Knotenpunkt Beleg Verkauf > Rechnung. Markieren Sie Rechnung (*).
    3. Wechseln Sie in die Registerkarte Exportieren.
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen (Pfeiltaste) und wählen Sie die Option XRechnung.
    1. Passen Sie die Exportvorlage Ihren Anforderungen entsprechend an. Siehe Vorlage einschränken und Exportvorlagen in JTL-Wawi verwalten

    Sie haben erfolgreich eine Exportvorlage für XRechnung 3.0 angelegt. Erweitern Sie im nächsten Schritt den E-Mail-Versand für die XRechnung.

    E-Mail-Versand erweitern

    Als Nächstes müssen Sie den E-Mail-Versand der Rechnung entsprechend erweitern.

    1. Wechseln Sie in die Registerkarte Alle.
    Alternative: Standardmäßig ist eine globale Vorlage hinterlegt. In der globalen Vorlage sind die Ausgabewege Drucken, Mailen, Speichern und Faxen in der Registerkarte Alle zusammengefasst. Wenn Sie eine einzelne Vorlage bearbeiten, sehen Sie für die einzelnen Ausgabewege eigene Registerkarten. Wechseln Sie dann in die Registerkarte Mailen.
    1. Wählen Sie im Bereich Vorlagen für alle Benutzer und Rechner die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.
    Detail: Standardmäßig ist hier bereits eine Vorlage angelegt. Sie können diese Vorlage bearbeiten oder eine neue Vorlage anlegen. Siehe Vorlagen in JTL-Wawi erstellen
    1. Öffnen Sie über die Schaltfläche Mailen bearbeiten das Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten.
    Alternative: Wenn Sie eine einzelne Vorlage anstelle einer globalen Vorlage bearbeiten, befinden Sie sich nicht in der Registerkarte Alle, sondern in der Registerkarte Mailen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten, um das Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten zu öffnen.
    1. Klicken Sie im Bereich Anhänge auf die Schaltfläche Hinzufügen (Pfeiltaste) und wählen Sie die Option Anhang hinzufügen.
    1. Wählen Sie im neuen Dialogfenster Anhang auswählen die Option Anhang aus Ausgabeprozess.
    2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Element die Exportvorlage Rechnung (Rechnung) [Export].
    Hinweis: Der Name des Elements in runden Klammern ist der Name Ihres Vorlagensets. Je nachdem, wie Sie das Vorlagenset benannt haben, können die Auswahloptionen hinter Element: Rechnung von der Standardbenennung abweichen.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
    Hinweis: Im Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten ist im Bereich Anhänge die Checkbox Vorlage als PDF-Anhang nutzen standardmäßig aktiviert. Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail aus JTL-Wawi versenden, wird die Rechnung immer als PDF-Datei an die E-Mail angehängt. Wenn Sie zusätzlich eine XRechnung verwenden, wird die XML-Datei als weiterer Anhang ergänzt. Wenn Sie die ZUGFeRD-Rechnung verwenden, ersetzt die ZUGFeRD-PDF die Standard-PDF. Wenn Sie beide Formate verwenden, können Sie mit Einschränkungen in der Vorlage festlegen, welche Kunden welches Format erhalten. Siehe Vorlage einschränken
    1. Schließen Sie das Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten über die Schaltfläche OK.
    2. Um alle Einstellungen zu speichern, schließen Sie das Dialogfenster Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen verwalten über die Schaltfläche OK.

    Sie haben erfolgreich eingestellt, dass automatisch eine XRechnung als Anhang an die E-Mail gehängt wird, wenn Sie eine Rechnung aus JTL-Wawi per E-Mail versenden.

    XRechnung/ZUGFeRD validieren

    In den folgenden Schritten lesen Sie, wie Sie in JTL-Wawi prüfen können, ob Ihre XRechnung oder die XML-Datei Ihrer ZUGFeRD-Rechnung Fehler enthält.

    1. Öffnen Sie in JTL-Wawi über das Menü Verkauf > XRechnung/ZUGFeRD validieren das Dialogfenster XRechnung/ZUGFeRD validieren.
    2. Klicken Sie im Feld Dateiname auf die drei Punkte.
    3. Wählen Sie in Ihrem Ordnerverzeichnis die XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung aus, die Sie prüfen lassen möchten.
    Hinweis: Sie können eine XRechnung im XML-Format oder eine ZUGFeRD-Rechnung im PDF-Format hochladen. Es wird bei einer ZUGFeRD-PDF-Datei nur der XML-Anhang validiert. JTL-Wawi extrahiert die XML-Datei automatisch aus der ZUGFeRD-PDF-Datei und speichert die XML-Datei in dem Ordner, in dem auch die ZUGFeRD-PDF-Datei gespeichert ist.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Validieren....
    1. Sie sehen das neue Dialogfenster XRechnung/ZUGFeRD Prüfbericht. Im Abschnitt Bewertung sehen Sie, ob Sie die Rechnung verwenden können oder überarbeiten sollten. Wenn die Rechnung Fehler enthält, werden Ihnen diese Fehler angezeigt.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

    Sie haben erfolgreich Ihre XRechnung oder die XML-Datei Ihrer ZUGFeRD-Rechnung prüfen lassen. Wenn Ihre Rechnung Fehler enthält, korrigieren Sie diese und lassen Sie die Rechnung im Anschluss erneut prüfen.