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    GoBD: Dokumente archivieren mit JTL-Archive

    Hinweis: JTL-Archive befindet sichaktuell noch in der Beta. Um an der Beta teilzunehmen, müssen Sie die Edition JTL-Advanced gebucht haben und sich anmelden. Zur Anmeldung.

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten Ihre Dokumente aus JTL-Wawi regelkonform nach den Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen archivieren und dafür das DMS-System JTL-Archive verwenden.

    Voraussetzungen/Einschränkungen

    • Sie verwenden JTL-Wawi ab Version 1.10. Zum Download.
    • Sie haben mindestens die Edition JTL-Advanced gebucht. Zu den Editionen.

    Allgemeine Informationen zu GoBD

    GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

    Es handelt sich um eine Verwaltungsanweisung des deutschen Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Die GoBD regelt, wie Unternehmen ihre steuerlich relevanten Daten elektronisch erfassen, aufbewahren und den Finanzbehörden im Rahmen einer Prüfung zugänglich machen müssen.

    Die GoBD ist besonders wichtig für die digitale Buchhaltung, Rechnungsstellung und Archivierung von Belegen. Unternehmen müssen darauf achten, dass ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware GoBD-konform ist, um Probleme bei einer Steuerprüfung zu vermeiden.

    JTL-Archive installieren und verwenden

    Einrichtungshilfe JTL-Archive

    Sobald Sie JTL-Archive im Kundencenter gebucht haben, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Einrichtungslink.

    1. Klicken Sie auf den Link zur Einrichtungshilfe in der E-Mail. In Ihrem Webbrowser öffnet sich die Einrichtungshilfe.
    2. Klicken Sie in der Einrichtungshilfe auf die Schaltfläche Los gehts.
    3. Tragen Sie im ersten Schritt Ihre Unternehmensdaten ein und klicken Sie auf Weiter.
    Hinweis: Sie können über die Schaltflächen Zurück und Weiter oder über die Menüstruktur im linken Bereich navigieren.
    1. Tragen Sie im zweiten Schritt Ihre Verbindungs- und Anmeldedaten zu Ihrer Datenbank ein und klicken Sie auf Weiter.
    2. Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, klicken Sie auf Weiter.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche JTL-Bridge herunterladen, um den Download zu starten.
    2. Klicken Sie bei Schlüssel kopieren auf die Schaltfläche, um den Schlüssel zu kopieren.

    JTL-Bridge installieren

    Hinweis: JTL-Bridge muss auf dem Rechner installiert werden, auf dem auch JTL-Wawi installiert ist.
    1. Starten Sie den Installationsprozess von JTL-Bridge.
    2. Fügen Sie den kopierten Schlüssel in das Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche JTL-Archive einrichten.
    Hinweis: Sobald Sie den Einrichtungsprozess gestartet haben, werden automatisch Workflows in JTL-Wawi angelegt, die für die automatische Dokumentenablage notwendig sind. Es kann sein, dass die Workflows deaktiviert sind. Aktivieren Sie in JTL-Wawi unter Menü: Admin > Workflows alle dazugehörigen Workflows.
    1. Sobald der Installationsprozess abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwort kopieren.
    Hinweis: Es wird automatisch eine Datei „Zugangsdaten.txt“ auf Ihrem Desktop angelegt, die Ihre Zugangsdaten enthält.
    1. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche JTL-Archive jetzt öffnen.

    Sie haben JTL-Archive erfolgreich mit JTL-Wawi verbunden. JTL-Archive wird geöffnet.

    Dokumentenübertragung von JTL-Wawi an JTL-Archive

    Damit Ihre Dokumente an JTL-Archive übertragen werden, müssen diese per E-Mail versendet werden. Es bietet sich an mit Workflows zu arbeiten, um den Prozess zu automatisieren. Im Folgenden wird der Prozess anhand eines Beispiels aufgezeigt.

    Hinweis: Aktuell gibt es keine Möglichkeit, rückwirkend Dokumente aus JTL-Wawi nach JTL-Archive zu übertragen, außer diese nochmalig per E-Mail zu verschicken. Falls Sie rückwirkend Dokumente archivieren möchten, bedenken Sie, dass auch der Kunde eine erneute E-Mail erhält.
    Achtung: JTL-Worker 2.0 muss gestartet sein! Beachten Sie bitte unbedingt, dass für das zeitversetzte Ausführen von Workflows der JTL-Worker 2.0 (Hintergrunddienst) von JTL-Wawi aktiviert sein muss. Lesen Sie dazu: JTL-Worker 2.0 einrichten und konfigurieren.
    1. Öffnen Sie JTL-Wawi und Öffnen Sie den Bereich Kunden über die Schaltfläche Kunden.
    2. Wählen Sie einen Kunden aus der Liste. In unserem Beispiel ist es die Kundin „Frau Silvia Grimmer“.
    3. Wählen Sie im Bereich 360°-Sicht die Registerkarte Aufträge.
    4. Rechts klicken Sie auf den erstellten Auftrag, den Sie versenden und wählen Sie Auftrag > Mailen.

    Der Auftrag wird an „Frau Silvia Grimmer“ und an JTL-Archive gesendet. Folgend wird gezeigt, wo Sie die Dokumente in JTL-Archive finden.

    1. Öffnen Sie JTL-Archive.
    2. In der Ordnerstruktur auf der linken Seite sehen Sie, wie viele neue Dokumente JTL-Archive erhalten hat. Wählen Sie den Ordner: JTL-Archive.
    3. Wählen Sie das neue Dokument aus. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau des Dokuments.
    4. Klicken Sie auf das Uhr-Symbol, um die Kontakt -Historie zu öffnen.

    Ihr Dokument wurde erfolgreich an JTL-Archive übertragen.