E-Mail-Konten anbinden

Posteingang und Postausgang

Der Servicedesk von JTL-Wawi unterscheidet zwischen Posteingängen und Postausgängen. Sie können jeweils beliebig viele E-Mail-Konten als Posteingang bzw. Postausgang definieren. Sie entscheiden selbst, ob Sie das gleiche  E-Mail-Konto als Posteingang und Postausgang verwenden, oder für beide unterschiedliche E-Mail-Konten verwenden möchten.

Posteingang einrichten

Posteingänge rufen E-Mails von den angeschlossenen E-Mail-Konten ab und erstellen daraus neue Tickets bzw. ordnen sie bestehenden Tickets zu, wenn es sich um eine Antwort auf ein Ticket handelt. Um einen Posteingang einzurichten, benötigen Sie die Verbindungsdaten Ihres E-Mail-Anbieters. Konsultieren Sie dessen Dokumentation für die korrekten Server-Einstellungen.

1. Klicken Sie im Menü auf Servicedesk > Postfächer. Das Dialogfenster Postfächer verwalten öffnet sich.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen > Posteingang. Ein neues Postfach wird angelegt.

3. Geben Sie dem Konto einen aussagekräftigen Namen.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Authentifizierungsmodus die Option Oauth aus. Bitte beachten Sie, dass Sie hierfür die SMTP-Auth-Option für Microsoft 365 aktivieren müssen. Lesen Sie im folgenden Dropdown-Menü, wie Sie dafür vorgehen müssen.

SMTP-Auth-Option aktivieren

1. Melden Sie sich in der Microsoft 365-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf Benutzer > Aktive Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Einstellungen vornehmen möchten.
3. Klicken Sie auf Benutzernamen und E-Mail verwalten.

4. Aktivieren Sie die Checkbox Authentifiziertes SMTP.

5. Speichern Sie Ihre Änderungen. Die SMTP-Auth-Option ist jetzt aktiviert.

5. Wählen Sie im Dropdown-Menü vor der Schaltfläche Verbinden die Option Microsoft Office 365.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden. Sie werden auf Ihren Standardbrowser weitergeleitet, um Ihre Microsoft-Kontoinformationen einzugeben.

7. Melden Sie sich mit Ihren Kontoinformationen von Microsoft-Office an.

8. Wählen Sie eine Option zur Überprüfung Ihrer Identität.

9. Erlauben Sie der App den Zugriff auf Ihre Informationen indem Sie auf Ja klicken.

10. Ihnen wird angezeigt, dass die Anmeldung erfolgreich war. Schließen Sie das Fenster und kehren Sie zu JTL-Wawi zurück.

11. Geben Sie im Feld Alter der E-Mails in Tagen an, wie alt die Nachrichten auf dem Server maximal sein dürfen, damit Sie in den Servicedesk importiert werden.
12. Geben Sie im Feld Abrufintervall in Minuten an, in welchem Minutenintervall die E-Mails abgerufen werden sollen.
13. Geben Sie im Feld Antworten über an, über welches Postfach Antworten auf Nachrichten versendet werden sollen, die über dieses Postfach importiert wurden.
14. Legen Sie im Feld Automatischer Ticketstatus für neue Tickets fest, welchen Status neue Nachrichten aus diesem Postfach bekommen sollen.
15. Aktivieren Sie die Checkbox Auch gelesene Nachrichten abholen, damit auch Nachrichten importiert werden, die auf dem Server bereits gelesen wurden.
16. Aktivieren Sie die Checkbox Abgeholte Nachrichten auf dem Server löschen und legen Sie in dem Dropdown-Menü fest, ob die Nachrichten in den Papierkorb verschoben werden sollen oder ob sie endgültig gelöscht werden sollen.
17. Aktivieren Sie die Checkbox Automatischer Ticketstatus für eingehende Antworten und legen Sie in dem Dropdown-Menü fest, welchen Status eingehende Nachrichten erhalten sollen.
18. Legen Sie im Feld Label zuweisen fest, ob Tickets, die über dieses Postfach erstellt werden, automatisch ein Label zugewiesen werden soll.
19. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern. Sie haben den Posteingang jetzt konfiguriert.

Postausgang einrichten

Postausgänge werden zum Versand von E-Mails verwendet. Sie können ein Postfach als Standard-Postausgang definieren und weitere Postausgänge anlegen, die für das Beantworten von Tickets aus bestimmten Posteingängen verwendet werden. Um einen Postausgang einzurichten, benötigen Sie die Verbindungsdaten Ihres E-Mail-Anbieters. Konsultieren Sie dessen Dokumentation für die korrekten Server-Einstellungen.

1. Klicken Sie im Menü auf Servicedesk > Postfächer. Das Dialogfenster Postfächer verwalten öffnet sich.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen > Postausgang. Ein neues Postfach wird angelegt.

3. Geben Sie dem Konto einen aussagekräftigen Namen.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Authentifizierungsmodus die Option Oauth aus.

5. Wählen Sie im Dropdown-Menü vor der Schaltfläche Verbinden die Option Microsoft Office 365.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden. Sie werden auf Ihren Standardbrowser weitergeleitet, um Ihre Microsoft-Kontoinformationen einzugeben.

7. Melden Sie sich mit Ihren Kontoinformationen von Microsoft-Office an.

8. Wählen Sie eine Option zur Überprüfung Ihrer Identität.

9. Erlauben Sie der App den Zugriff auf Ihre Informationen indem Sie auf Ja klicken.

10. Ihnen wird angezeigt, dass die Anmeldung erfolgreich war. Schließen Sie das Fenster und kehren Sie zu JTL-Wawi zurück.

11. Aktivieren Sie die Checkbox Als Standard verwenden, wenn Sie möchten, dass ausgehende Nachrichten, die bisher keinem Postausgang zugeordnet sind, standardmäßig über diesen Postausgang versendet werden.
12. Aktivieren Sie die Checkbox Automatischer Status für beantwortete Tickets und legen Sie in dem Dropdown-Menü fest, welchen Status beantwortete Tickets erhalten sollen.
13. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern. Sie haben den Posteingang jetzt konfiguriert.

Globale Einstellungen für E-Mail-Konten vornehmen

Sie können in JTL-Wawi über die Globalen Einstellungen bestimmen, ob E-Mails übergreifend als Gelesen markiert werden, sobald sie von einem Benutzer geöffnet wurden oder ob sie den Status Ungelesen beibehalten. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Menü auf Admin > Globale Einstellungen. Das Dialogfenster Globale Einstellungen öffnet sich.

2. Wechseln Sie in die Registerkarte E-Mails.
3. Aktivieren Sie im Bereich Servicedesk die Checkbox Tickets für alle Benutzer als Gelesen markieren, sofern Sie möchten, dass E-Mails für alle als Gelesen markiert werden, wenn sie von einem Benutzer geöffnet wurden. Wenn Sie dies nicht möchten, deaktivieren Sie diese Option.

4. Bestätigen Sie mit Speichern.