Mahngruppen und Mahnstufen in JTL-Wawi anlegen und bearbeiten
Ihre Aufgabe/Ausgangslage
Ein von Ihnen definierter Mahnprozess könnte folgendermaßen aussehen:
Mahnstufe 1: Zahlungserinnerung: Der Kunde erhält eine Zahlungserinnerung, für die Sie keine Gebühren erheben, wenn der Kunde die in der Zahlungserinnerung angegebene Zahlungsfrist, beispielsweise 14 Tage, einhält. Nach Verstreichen der Zahlungsfrist und des von Ihnen eingebauten Puffers, der sogenannten Karenzzeit, geht der Mahnprozess in die nächste Stufe über.
Mahnstufe 2: 1. Mahnung: Ihr Kunde erhält die erste Mahnung. Er hat jetzt 14 Tage Zeit, den ausstehenden Rechnungsbetrag zu begleichen. Zusätzlich fällt eine Mahngebühr an. Nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist und der Karenzzeit geht der Mahnprozess in die nächste Stufe über.
Mahnstufe 3: 2. Mahnung: Ihr Kunde erhält die zweite Mahnung und hat noch einmal 14 Tage Zeit, den ausstehenden Rechnungsbetrag zu begleichen. Die zusätzliche Mahngebühr wurde erhöht Nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist und der Karenzzeit geht der Mahnprozess in die nächste Stufe über.
Mahngruppen und Mahnstufen anlegen
- Öffnen Sie über das Menü Zahlungen > Anlegen: Mahnstufen das Dialogfenster Mahnregeln definieren.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Mahngruppe anlegen. Das Dialogfenster Mahngruppe anlegen öffnet sich.
- Wenn Sie mehrere Firmen in JTL-Wawi verwalten, wählen Sie über das Dropdown-Menü Firma die Firma aus, für die Sie die Mahngruppe anlegen möchten.
- Wählen Sie die Kundengruppe aus, für die Sie die Mahngruppe erstellen möchten, beispielsweise Profisportler.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das Dialogfenster Mahngruppe anlegen zu schließen.
Im Dialogfenster Mahnregeln definieren sehen Sie die angelegte Mahngruppe in der Übersicht. Im Bereich Mahnstufen sehen Sie, dass standardmäßig noch keine Mahnstufen hinzugefügt sind.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen, um eine neue Mahnstufe anzulegen. Diese wird standardmäßig zunächst als Mahnstufe 1 bezeichnet.
- Doppelklicken Sie auf die rot unterlegte Bezeichnung, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren und den gewünschten Namen einzugeben, beispielsweise Zahlungserinnerung, wenn Sie Ihren Kunden nach dem Verstreichen der ersten Zahlungsfrist zunächst beispielsweise eine Zahlungserinnerung schicken möchten.
- Legen Sie im Bereich Einstellungen im Feld Zahlungsfrist fest, wie viele Tage Sie Ihren Kunden nach Erhalt der Zahlungserinnerung Zeit geben, den offenen Rechnungsbetrag zu begleichen, beispielsweise eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.
- Legen Sie im Feld Karenzzeit bei Bedarf noch einen zeitlichen Puffer von beispielsweise 3 Tagen fest, da viele Kunden erfahrungsgemäß am letzten Tag der Zahlungsfrist den offenen Rechnungsbetrag überweisen und dieser gegebenenfalls erst 2-3 Tage später auf Ihrem Konto eingeht.
- Klicken Sie im Bereich Mahnstufen erneut auf die Schaltfläche Anlegen, um eine weitere Mahnstufe hinzuzufügen.
- Nennen Sie diese beispielsweise 1. Mahnung, geben Sie eine Zahlungsfrist und gegebenenfalls eine Karenzzeit ein und bestimmen Sie im Bereich Mahngebühren, welche Zusatzkosten Sie von Ihren Kunden für das Versenden der Mahnung und dem damit verbundenen Aufwand als Mahngebühren verlangen.
- Legen Sie Ihren Anforderungen entsprechend so viele Mahnstufen an, wie Sie für Ihren Mahnprozess benötigen und bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern.
Sie haben jetzt die Mahnstufen für Ihren Mahnprozess angelegt. Wir empfehlen Ihnen, für jede Mahnstufe eine Vorlage mit eigenen Texten anzulegen, die an Ihre Kunden versendet werden. Lesen Sie mehr zum Thema hier.