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    Workflow: Pakete auswerten

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten gerne regelmäßig eine Auswertung Ihrer versendeten Pakete einsehen. Damit dies nicht in Vergessenheit gerät und immer manuell aufgerufen werden muss, soll dies automatisch per E-Mail erfolgen.

    Workflow

    Sie möchten nun einen Workflow einrichten, der an jedem 1. des Monats eine Übersicht der versendeten Pakete des Vormonats an Sie versendet.

    Hinweis: Dieser Workflow funktioniert nur, wenn Sie beide Workflows die auf dieser Guide-Seite angezeigt werden umsetzen.

    Workflow 1

    Workflow erstellen

    1. Öffnen Sie die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > JTL-Workflows.

    Der erste Workflow den wir erstellen, soll ausgeführt werden, wenn der Lieferschein zum Auftrag als versendet markiert wird.

    1. Wechseln Sie zur Registerkarte Versand und legen Sie unter Lieferscheine > Versendet über die Schaltfläche Workflow anlegen einen neuen Workflow an. Geben Sie dem Workflow einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Auswertung_DHL“.

    Bedingungen erstellen

    Bedingung 1

    1. Klicken Sie im Fensterbereich Bedingungen auf Neue Bedingung.
    2. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Lieferscheine > Pakete > enthält > Versandart > Name.
    3. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Gleich.
    4. Tragen Sie in das rechte Feld „DHL“ ein.

    Bedingung 2

    1. Klicken Sie im Fensterbereich Bedingungen auf Neue Bedingung.
    2. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Lieferscheine > Pakete > Anzahl.
    3. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Größer als.
    4. Tragen Sie in das rechte Feld „0“ ein.

    Aktion erstellen

    1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
    2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Datei schreiben.
    3. Klicken Sie bei Pfad: in das Feld und kopieren Sie den folgenden Code.
    {{ Verzeichnisse.Desktop }}
    1. Klicken Sie bei Dateiname: in das Feld und kopieren Sie den folgenden Code.
    {{ Datum.Jetzt | FormatDate: 'yyyyMM' }}_DHL.txt
    1. Klicken Sie bei Inhalt: in das Feld und kopieren Sie den folgenden Code. Als Inhalt lassen wir uns die Auftragsnummer und die Sendungsnummer ausgeben, diese Variablen können Sie natürlich nach eigenen Wünschen erweitern oder konfigurieren.
    {% for Paket in Vorgang.Pakete -%}
{% if Paket.Versandart.Name == 'DHL' -%}
AuftragsNr.: {{ Paket.Auftrag.Auftragsnummer }} TrackingID: {{ Paket.TrackingID }}\
{% endif -%}
{% endfor -%}
    1. Aktivieren Sie die Checkbox „Auf Prozess warten“ und wählen Sie bei Aktion bei vorhandener Datei: im Dropdown-Menü An vorhandene Datei anhängen.
    Sollten Sie mehrere Versanddienstleister auswerten wollen, muss pro Versanddienstleister ein Workflow eingerichtet werden. Kopieren Sie den ersten Workflow und passen Sie ihn entsprechend an.

    Workflow 2

    Workflow erstellen

    1. Öffnen Sie die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > JTL-Workflows.

    Der Workflow, den wir erstellen möchten, soll ausgeführt werden, wenn der Lieferschein zum Auftrag als versendet markiert wird.

    1. Wechseln Sie zur Registerkarte Versand und legen Sie unter Versand > Versendet über die Schaltfläche Workflow anlegen einen neuen Workflow an. Geben Sie dem Workflow einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Formatierung_Datei_Pakete“.

    Bedingung erstellen

    1. Klicken Sie im Fensterbereich Bedingungen auf Neue Bedingung.
    2. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie Erweiterte Eigenschaften verwalten.
    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und benennen Sie die Erweiterte Eigenschaft um. In unserem Fall „Pakete“.
    4. Kopieren Sie den Code und klicken Sie auf die Schaltfläche Ok.
    {% assign datum= Datum.Jetzt | FormatDate: 'yyyyMM' -%}
{% if GlobaleTexte.Workflows.PaketeEmailMonat.Deutsch != datum -%}
true
{% endif -%}
    1. Wählen Sie im linken Dropdown-Menü Erweiterte Eigenschaften > Pakete.
    2. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Enthält.
    3. Tragen Sie in das rechte Feld „true“ ein.

    Aktionen erstellen

    Aktion 1

    1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
    2. Wählen Sie im Dropdown-Menü E-Mail senden.
    3. Tragen Sie in die Felder Empfänger: , Betreff: und Text: die Daten ein.
    4. Der Anhang besteht aus einer Erweiterten Eigenschaft. Rufen Sie den Editor über die …-Schaltfläche auf und kopieren Sie den folgenden Code.
    {% assign datumVormonat = Datum.Jetzt | AddMonths: -1 | FormatDate: 'yyyyMM' -%}
{{ Verzeichnisse.Desktop }}\{{datumVormonat}}_DHL.txt;{{ Verzeichnisse.Desktop }}\{{datumVormonat}}_DPD.txt
    1. Deaktivieren Sie den Workflow und speichern Sie diesen ab.

    Für das weitere Vorgehen benötigen wir einen globalen Text!

    1. Öffnen Sie über das Menü Admin > Allgemeine Einstellungen > Globale Textbausteine das Dialogfenster Globale Textbausteine.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe anlegen und anschließend auf die Schaltfläche Gruppe bearbeiten um der Gruppe den Namen „Workflows“ zu geben.
    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt anlegen und tragen Sie bei Name: „PaketeEmailMonat“ ein. Die restlichen Felder bleiben leer.
    1. Wechseln Sie zurück zu Ihrem zuvor angelegten Workflow und entfernen den Haken bei der Checkbox Workflow deaktivieren.

    Aktion 2

    1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
    2. Wählen Sie die Variable: Globale Texte > Workflows > PaketeEmailMonat > Deutsch
    3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Werte setzen.
    4. Kopieren Sie bei Wert: den folgenden Code in das Feld.
    {{ Datum.Jetzt | FormatDate: 'yyyyMM' }}
    1. Speichern Sie ihren Workflow ab.

    Ihr Workflow ist nun einsatzbereit!

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