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Hinweis: Je nachdem, welche Edition Sie gebucht haben, ist die Anzahl der manuellen Workflow-Ereignisse bzw. der erstellbaren Ereignisse möglicherweise beschränkt. Die JTL-Editionen im Überblick

Workflow: DHL Leitcodierung

In unseren Workflow-Tutorials zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in JTL-Wawi vornehmen müssen, um definierte Arbeitsabläufe zielgerichtet in einem Workflow zu automatisieren. Ausgesuchte, praxisnahe Beispiele helfen Ihnen dabei, die Einrichtung der Workflows nachzuvollziehen und nachzustellen. Möglicherweise können oder wollen Sie den ein oder anderen Workflow in ähnlicher Form auch für Ihr Tagesgeschäft unmittelbar einsetzen.  Grundlegende Erläuterungen zu den jeweiligen Eingabefeldern und Funktionsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Dokumentation: Zur Workflow-Verwaltung.

Ihre Aufgabe/Ausgangslage

Sie möchten anhand der DHL-Leitcodierungsdatei zu einem Auftrag automatisch prüfen, ob die Versandadresse Ihres Kunden leitcodierbar ist.

Einschränkungen

  • Mit der DHL-Leitcodierungsdatei können nur Adressen aus Deutschland geprüft werden
  • Lieferungen an Packstationen sind mit der DHL-Leitcodierungsdatei nicht leitcodierbar
  • Die Lieferadressen werden mit der DHL-Leitcodierungsdatei abgeglichen. Sollten andere Versanddienstleister die Pakete versenden, sind diese möglicherweise für DHL nicht leitcodierbar.

DHL-Datei in JTL-Wawi importieren

Download der Leitcodierdatei

  1. Melden Sie sich in Ihrem DHL Geschäftskundenportal an.
  2. Klicken Sie auf Ihren Namen und wählen Sie in der Dropdown-Liste Hilfe & Informationen.
  1. Scrollen Sie runter bis Leitcodedaten und klicken Sie auf Download.
  1. Klicken Sie auf das Symbol zum Download der Datei.
  2. Speichern Sie diese Datei Lokal in einem Ordner auf Ihrem Computer ab, von dem aus der Import stattfinden soll.
  3. Entpacken Sie die Datei.

Leitcodierdatei in JTL-Wawi importieren

  1. Wählen Sie in JTL-Wawi Admin > Allgemeine Einstellungen > DHL-Leitcodierungsdatei.
  1. Klicken Sie auf Datei auswählen und navigieren Sie in den Ordner mit der Entpackten Datei.
  2. Wählen Sie die die größte Datei mit dem Namensschema Bxxxxxxx.DAT.

Beispielworkflows

Im folgenden sind mehrere Beispiele für Workflows, die Sie für Ihre Arbeit mit JTL-Wawi übernehmen können.

Erklärung:
  • Vollständige Übereinstimmung (FullMatch) = Übereinstimmung Straße: FullMatch und Übereinstimmung Ort: Fullmatch > Leitcodierung möglich
  • Routingfähige Übereinstimmung (RoutableMatch) = Übereinstimmung Straße: NormalizedMatch und Übereinstimmung Ort: Fullmatch > Leitcodierung möglich
  • Korrigierbare Übereinstimmung (FixableMatch) =  Übereinstimmung Ort: NormalizedMatch > Leitcodierung ist evtl. nicht möglich, Adresse sollte geprüft oder per Workflow geändert werden
  • Keine Übereinstimmung (NoMatch) > Leitcodierung ist nicht möglich

Beispielworkflow 1: Nicht leitcodierbaren Auftrag zurückhalten

Wenn die Prüfung der DHL-Leitcodierung keine Übereinstimmung als Ergebnis liefert, soll der Auftrag automatisch zurückgehalten werden und der Anwender wird per E-Mail informiert.

Workflow anlegen

  1. Öffnen Sie in JTL-Wawi die Workflow-Verwaltung über das Menü Admin > Automatisierung: JTL-Workflows. Wählen Sie dann in der Ereignisbereichsleiste die Schaltfläche Aufträge.
  1. Markieren Sie im Fensterbereich der auslösenden Ereignisse den Eintrag Erstellt und klicken anschließend auf den die Schaltfläche Workflow anlegen. Unter Erstellt erscheint nun automatisch Ihr neu angelegter Workflow Auftrag_Erstellt.
  2. Geben Sie dem Workflow einen aussagekräftigen Namen, in unserem Beispiel Leitcodierung fehlgeschlagen – Auftrag zurückhalten.
  3. Klicken Sie im Fensterbereich Bedingungen auf Neue Bedingung.

Bedingungen erstellen

In diesem Beispielworkflow müssen alle der folgenden Bedingungen erfüllt sein. Wählen Sie den Radiobutton ‚Alle Bedingungen müssen erfüllt sein‘ aus.

Bedingung 1 erstellen

  1. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > LandISO.
  2. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Enthält.
  3. Klicken Sie auf das rechte Eingabefeld und tragen Sie DE ein.

Bedingung 2 erstellen

  1. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > Straße.
  2. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Enthält nicht.
  3. Klicken Sie auf das rechte Eingabefeld und tragen Sie Packstation ein.

Bedingung 3 erstellen

  1. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > DHL-Leitcodierung > Leitcodierung möglich.
  2. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü gleich.
  3. Klicken Sie auf das rechte Dropdown-Menü und wählen Sie Keine Übereinstimmung.

Aktionen erstellen

Aktion 1 erstellen

Hinweis: Sollte in der Dropdown-Menü Vorgang: der Rückhaltegrund DHL-Leitcodierung nicht aufgelistet sein, müssen Sie diesen hinzufügen. Wie Sie einen Rückhaltegrund hinzufügen/bearbeiten sehen Sie hier: Rückhaltegründe in JTL-Wawi anlegen.
  1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
  2. Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü Zurückhalten / Freigeben aus.
  3. Wählen Sie bei Vorgang: im Dropdown-Menü DHL Leitcodierung aus.
  4. Wählen Sie bei Aufträge: im Dropdown-Menü Aktueller Auftrag aus.

Aktion 2 erstellen

  1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü E-Mail senden.
  3. Geben Sie bei Empfänger: Ihren Mitarbeiter ein, der zur Bearbeitung eingeteilt ist.
  4. Klicken Sie bei Betreff: auf das Schaltfläche … um die Auftragsdaten aus Ihrer Datenbank zu laden.
  5. Geben Sie bei Text: Ihren Text ein z.B. „Leitcodierung fehlgeschlagen“.

Ihr Workflow ist fertig erstellt. Sie sollten Ihren neu erstellten Workflow immer testen. Wie Sie den Workflow testen sehen Sie hier Workflow testen & speichern.

Beispielworkflow 2: Auftrag mit korrigierbarer oder routingfähiger Übereinstimmung automatisch anpassen

Wenn die Prüfung der DHL-Leitcodierung eine routingfähige oder korrigierbare Übereinstimmung als Ergebnis liefert, soll die Adresse automatisch angepasst werden.

  1. Erstellen Sie einen neuen Workflow, siehe Workflow anlegen.

Bedingungen erstellen

Bedingung 1 erstellen

Hinweis: Wählen Sie in dem Bedingungsfenster den Radiobutton Eine Bedingung erfüllt. Da sich die Bedingungen sonst gegenseitig aufheben.
  1. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > DHL-Leitcodierung > Leitcodierung möglich.
  2. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Gleich.
  3. Klicken Sie auf das rechte Dropdown-Menü und wählen Sie Routingfähige Übereinstimmung.

Bedingung 2 erstellen

  1. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > DHL-Leitcodierung > Leitcodierung möglich.
  2. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Gleich.
  3. Klicken Sie auf das rechte Dropdown-Menü und wählen Sie Korrigierbare Übereinstimmung.

Aktionen erstellen

Aktion 1 erstellen

  1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Werte setzen.
  3. Wählen Sie bei Variable: im Dropdown-Menü Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > Ort.
  4. Klicken Sie bei Wert: auf … und wählen Sie im Dropdown-Menü Vorgang > Lieferung > Lieferadresse > DHL-Leitcodierung > Ort > Gefundener_Ort.

Aktion 2 erstellen

  1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Werte setzen.
  3. Wählen Sie bei Variable: im Dropdown-Menü Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > Straße.
  4. Klicken Sie bei Wert: auf … und wählen Sie in der Dropdown-Menü Vorgang > Lieferung > Lieferadresse > DHL-Leitcodierung > Straße > Zusammengesetzte_Straße.

Ihr Workflow ist fertig erstellt. Sie sollten Ihren neu erstellten Workflow immer testen. Wie Sie den Workflow testen sehen Sie hier Workflow testen & speichern.

Beispielworkflow 3: Korrigierbare Werte der Lieferadresse als Anmerkung in den Auftrag schreiben

Wenn die Prüfung der DHL-Leitcodierung eine korrigierbare Übereinstimmung als Ergebnis liefert, sollen die gefundenen Werte in die Anmerkung des Auftrags geschrieben werden. Wenn Sie den zurückgehaltenen Auftrag öffnen, sehen Sie die Korrekturvorschläge in der Anmerkung.

  1. Erstellen Sie einen neuen Workflow, siehe Workflow anlegen.

Bedingungen erstellen

Bedingung 1 erstellen

  1. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > DHL-Leitcodierung > Leitcodierung möglich.
  2. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Gleich.
  3. Klicken Sie auf das rechte Dropdown-Menü und wählen Sie Korrigierbare Übereinstimmung.

Aktionen erstellen

Aktion 1 erstellen

  1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Zurückhalten/Freisetzen.
  3. Wählen Sie bei Vorgang: im Dropdown-Menü Leitcodierung fehlgeschlagen.
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktueller Auftrag.

Aktion 2 erstellen

  1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Anmerkungen.
  3. Wählen Sie bei Modus: im Dropdown-Menü Hinten einfügen.
  4. Klicken Sie bei Anmerkung: auf die Schaltfläche … und hinterlegen Sie im Dialogfenster Erweiterte Eigenschaften bearbeiten folgenden Wert:
{% if Vorgang.Lieferung.Lieferadresse.DHL-Leitcodierung.Ort.Übereinstimmung_Ort == 'NormalizedMatch' -%}
Ort: {{ Vorgang.Lieferung.Lieferadresse.Ort }} => {{ Vorgang.Lieferung.Lieferadresse.DHL-Leitcodierung.Ort.Gefundener_Ort }} 
{% endif -%} 
{% if Vorgang.Lieferung.Lieferadresse.DHL-Leitcodierung.Straße.Übereinstimmung_Straße == 'NormalizedMatch' -%} 
Strasse: {{ Vorgang.Lieferung.Lieferadresse.Straße }} => {{ Vorgang.Lieferung.Lieferadresse.DHL-Leitcodierung.Straße.Zusammengesetzte_Straße }} 
{% endif -%}

Ihr Workflow ist fertig erstellt. Sie sollten Ihren neu erstellten Workflow immer testen. Wie Sie den Workflow testen sehen Sie hier Workflow testen & speichern.

Beispielworkflow 4: Erfolgreiche Prüfung der Lieferadresse als Anmerkung in den Auftrag schreiben

Wenn die Prüfung der DHL-Leitcodierung eine Vollständige Übereinstimmung als Ergebnis liefert, soll der Auftrag freigegeben und als Anmerkung eine erfolgreiche Überprüfung vermerken.

  1. Erstellen Sie einen neuen Workflow, siehe Workflow anlegen.

Bedingungen erstellen

Bedingung 1

  1. Klicken Sie auf das linke Dropdown-Menü und wählen Sie  Auftrag > Lieferung > Lieferadresse > DHL-Leitcodierung > Leitcodierung möglich.
  2. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü Gleich.
  3. Klicken Sie auf das rechte Dropdown-Menü und wählen Sie Vollständige Übereinstimmung.

Aktionen erstellen

Aktion 1 erstellen

  1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Zurückhalten/Freigeben.
  3. Wählen Sie bei Vorgang: im Dropdown-Menü Auftrag freigeben.

Aktion 2 erstellen

  1. Klicken Sie im Fensterbereich Aktionen auf Neue Aktion.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Anmerkungen.
  3. Wählen Sie bei Modus: im Dropdown-Menü Hinten einfügen.
  4. Klicken Sie bei Anmerkung: in das Textfeld und schreiben Sie Ihre Anmerkung für eine Erfolgreiche Überprüfung. In unserem Beispiel schreiben wir Leitcodierung: Lieferadresse erfolgreich geprüft.

Ihr Workflow ist fertig erstellt. Sie sollten Ihren neu erstellten Workflow immer testen. Wie Sie den Workflow testen sehen Sie hier: Workflow testen & speichern.

Workflow testen & speichern

Über die Schaltfläche Workflow testen können und sollten Sie nun Ihre Einstellungen anhand eines Testobjekts überprüfen. Nähere Infos hierzu erhalten Sie im Abschnitt Den Workflow testen in unserer Dokumentation zur Workflow-Verwaltung.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern, sichern Sie Ihren Workflow und schließen die Workflow-Verwaltung.
Der Workflow ist nun aktiv und bereit für das erste Ereignis.

Hinweis: Nach der Einrichtung eines Workflows empfehlen wir Ihnen, das Ereignis einmal manuell auszulösen, um zu sehen, ob der Workflow korrekt funktioniert. Sie erkennen anhand der Statusmeldungen von Windows, ob ein Workflow in die Workflowqueue hinzugefügt wurde.

Video

Workflow: Auslieferung nach Zahlung

In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie einen Workflow einrichten, der automatisch bezahlte Aufträge ausliefert.

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