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    X- und ZUGFeRD-Rechnungen ausgeben

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Sie möchten aufgrund der E-Rechnungsverordnung Rechnungen in einem der elektronischen Formate XRechnung oder ZUGFeRD über JTL-Wawi ausstellen.

    Voraussetzungen/Einschränkungen

    • Sie verwenden eine JTL-Wawi-Version ab 1.9.6 (mit Beta-Feature-Aktivierung) oder 1.9.7 (ohne Aktivierung).
    • Falls Sie mit einer Version arbeiten, für die die Beta-Feature-Aktivierung nötig ist, benötigen Sie Admin-Rechte.

    Allgemeine Informationen zur E-Rechnung

    Die Definition der E-Rechnung des BMI lautet „Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.“

    Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr innerhalb Deutschlands sind ab dem 01.01.2025 verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen und auszustellen. Für die Ausstellung gilt jedoch eine Übergangsfrist für die Jahre 2025-2027. Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Geschäft) sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen. (Quelle: IHK Darmstadt)

    Die gängigsten Formate für E-Rechnungen sind die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung, die beide von JTL-Wawi unterstützt werden. Bei der XRechnung handelt es sich um eine XML-Datei. Diese ist maschinenlesbar, nach einem spezifischen Schema aufgebaut und hält die Rechnungsdaten vor. Für die Anzeige einer XRechnung stehen online diverse Anzeigeprogramme zur Verfügung. Gängige Buchhaltungssysteme sowie die FIBU-Schnittstelle der JERA-GmbH stellen ebenfalls Anzeige- und Verarbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

    Im Gegensatz zur XRechnung ist das ZUGFeRD-Format eine Kombination aus PDF und XML. Somit können Sie die Rechnungsdaten wie gewohnt im Anzeigeprogramm für PDFs einsehen und für die Buchhaltung das geforderte XML-Format verwenden. Für die Buchhaltung ist jedoch der Inhalt des XMLs relevant und nicht das, was in der PDF-Datei dargestellt ist. Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung sowie rechtliche Belange finden Sie zum Beispiel auf https://www.e-rechnung-bund.de/.

    Einrichtung der E-Rechnungen

    In der Regel einigen sich Rechnungsaussteller und -empfänger auf ein Format; dabei hat jedoch der Empfänger das Recht, ein Wunschformat einzufordern. Es kann daher notwendig sein, für unterschiedliche Kunden unterschiedliche Formate anzubieten, beispielweise über die Kundengruppe. Im Folgenden finden Sie die nötigen Schritte und Einstellungen zur Einrichtung der XRechnung und der ZUGFeRD-Rechnung.

    Einrichtung der XRechnung

    Schritt 1: Exportvorlage anlegen

    Legen Sie zunächst eine Exportvorlage für XRechnung 3.0 an. Gehen Sie dafür wie folgt vor.

    1. Öffnen Sie JTL-Wawi.
    2. Öffnen Sie über das Menü Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen das Dialogfenster Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen verwalten.
    3. Scrollen Sie unter Vorlagensets zum Punkt Beleg Verkauf > Rechnung. Markieren Sie Rechnung (*) und wechseln Sie in die Registerkarte Export.
    4. Fügen Sie eine neue Exportvorlage hinzu, indem Sie über die Schaltfläche Hinzufügen die Option XRechnung wählen.

    Schritt 2: E-Mail-Versand erweitern

    Als Nächstes müssen Sie den E-Mail-Versand der Rechnung entsprechend erweitern.

    1. Wechseln Sie in die Registerkarte Alle.
    2. Wählen Sie im Bereich Vorlagen für alle Benutzer und Rechner die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie anschließend über die Schaltfläche Mailen bearbeiten das Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten.
    Hinweis: Standardmäßig ist eine globale Vorlage hinterlegt. Sollten Sie eine einzelne Vorlage bearbeiten, steht Ihnen anstelle der Schaltfläche Mailen Bearbeiten die Registerkarte Mailen zur Verfügung. Wechseln Sie in diese Registerkarte, wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie bearbeiten wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
    1. Wählen Sie im Bereich Anhänge die Schaltfläche Hinzufügen > Anhang hinzufügen.
    1. Es öffnet sich das Dialogfenster Anhang auswählen. Wählen Sie hier die Option Anhang aus Ausgabeprozess > Element: Rechnung (Rechnung) [Export], um automatisch den XML-Anhang zu generieren.
    Hinweis: Der Name des Elements in runden Klammern ist der Name Ihres Vorlagensets. Je nachdem, wie Sie das Vorlagenset benannt haben, können die Auswahloptionen hinter Element von der Standardbenennung abweichen.
    1. Bestätigen Sie mit OK.
    2. Schließen Sie auch das Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten mit OK.
    3. Speichern Sie anschließend die vorgenommenen Einstellungen, indem Sie das Dialogfenster Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen verwalten über OK schließen.

    Wenn Sie nun eine Rechnung per E-Mail versenden, wird an die E-Mail automatisch eine XRechnung im XML-Format als Anhang hinzugefügt.

    Einrichtung der ZUGFeRD-Rechnung

    Schritt 1: Beta-Feature freischalten

    Um Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu versenden, müssen Sie dieses Feature in allen Versionen von JTL-Wawi 1.9.6 unter den Beta-Features freischalten.

    Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Beta-Feature-Aktivierung ausschließlich unter JTL-Wawi – Neue Oberfläche (Beta) zur Verfügung steht. Wenn Sie standardmäßig in der alten Oberfläche arbeiten, nehmen Sie die Aktivierung bitte in JTL-Wawi – Neue Oberfläche (Beta) wie im Folgenden beschrieben vor. Schließen Sie dann beide Versionen von JTL-Wawi. Wenn Sie nun die alte Oberfläche wieder öffnen, ist das Feature auch dort aktiviert.
    1. Öffnen Sie JTL-Wawi mit einem Benutzer mit Administratorenrechten.
    2. Navigieren Sie zum Menü: Hilfe/JTL-Kundenkonto > Beta-Features. Das Dialogfenster Beta-Features aktivieren öffnet sich.
    3. Geben Sie im Bereich Closed Beta-Feature freischalten den folgenden Featureschlüssel ein:
    Ausgabe.EnableZugferd
    1. Bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche Freischalten. Das Feature PDFs im ZUGFeRD-Format erscheint nun in der Liste Freigeschaltete Features.
    2. Markieren Sie das Feature PDFs im ZUGFeRD-Format und wählen Sie die Schaltfläche Aktivieren, um das Feature in JTL-Wawi zu nutzen.
    3. Schließen Sie das Dialogfenster und starten Sie JTL-Wawi neu.

    Schritt 2: Anhang als PDF prüfen

    Damit die Rechnung im ZUGFeRD-Format ausgegeben wird, muss diese als PDF-Anhang mitgesendet werden. Prüfen Sie wie folgt, ob die dafür nötige Einstellung Vorlage als PDF-Anhang nutzen aktiviert ist.

    1. Öffnen Sie in JTL-Wawi über das Menü: Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen das Dialogfenster Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen verwalten.
    2. Scrollen Sie unter Vorlagensets zum Punkt Beleg Verkauf > Rechnung. Wählen Sie dort die globale Vorlage Rechnung (*).
    3. Markieren Sie im Fensterbereich Vorlagen für alle Benutzer und Rechner die Vorlage, für die die Rechnung im ZUGFeRD-Format versendet werden soll.
    4. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Mailen Bearbeiten.
    1. Das Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten öffnet sich. Prüfen Sie nun im Bereich Anhänge, ob die Checkbox Vorlage als PDF-Anhang nutzen aktiviert ist. Aktivieren Sie sie, falls dies nicht der Fall ist.
    2. Bestätigen Sie das Dialogfenster E-Mail-Vorlage bearbeiten mit OK.
    3. Speichern Sie anschließend das Dialogfenster Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen verwalten mit OK.

    Neu erstellte Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, werden nun automatisch im ZUGFeRD-Format versendet.