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Inhaltsverzeichnis

    Zahlungen an Kunden senden

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Ihr Kunde hat Ihnen eine Zahlung gesendet und Sie möchten die ganze Zahlung oder einen Teil der Zahlung an den Kunden zurücksenden. Die Gründe dafür können sein, dass Ihr Kunde Ware retourniert hat, Sie den Auftrag stornieren müssen oder Ihr Kunde zu viel Geld überwiesen hat.

    Voraussetzungen/Einschränkungen

    • Sie haben eine Lizenz für das Zahlungsmodul im JTL-Kundencenter aktiviert und dort eine Edition/Paketkonfiguration gebucht, in der das Zahlungsmodul enthalten ist. Lesen Sie mehr zum Thema hier: Die JTL-Editionen im Überblick. Wie Sie die Lizenz für das Zahlungsmodul aktivieren, erfahren Sie hier: Lizenz für das Zahlungsmodul aktivieren.
    • Ihr Kunde hat den Auftrag bereits bezahlt, zum Beispiel über PayPal oder Überweisung. Die Zahlung ist in JTL-Wawi über den Zahlungsabgleich importiert worden und dem Auftrag oder der Rechnung zugewiesen. Siehe Zahlungsabgleich durchführen
    Hinweis: Die Zahlung Ihres Kunden muss über einen angebundenen Zahlungsanbieter wie PayPal oder Ihre Bank in JTL-Wawi abgeholt worden sein. Sie können keine Zahlungen zurücksenden, die über eine CSV- oder XML-Datei in JTL-Wawi importiert wurden.

    Ausgangslagen im Detail

    In JTL-Wawi können Sie Zahlungen ganz oder teilweise an Ihre Kunden zurücksenden. Je nach Bearbeitungsstand des Auftrags stehen Ihnen dafür unterschiedliche Wege zur Verfügung, die alle in dieser Anleitung erklärt werden.

    • Rechnung bereits vorhanden: Wenn Sie für den Auftrag bereits eine Rechnung erstellt haben, müssen Sie zuerst eine Rechnungskorrektur erstellen. Danach erzeugen und senden Sie die Ausgangszahlung. Siehe Zahlung senden bei bereits existierender Rechnung
    • Rechnung noch nicht erstellt: Wenn Sie für den Auftrag noch keine Rechnung erstellt haben, können Sie den Auftrag stornieren und gleichzeitig eine Ausgangszahlung erzeugen. Siehe Zahlung senden bei Stornierung des Auftrags
    • Restbetrag zurücksenden: Wenn Ihr Kunde Ihnen zu viel Geld gesendet hat, können Sie den Restbetrag zurücksenden. Siehe Restbetrag zurücksenden
    • Zahlung einer stornierten Bestellung zurücksenden: Wenn Sie einen Auftrag bereits storniert und dabei keine Ausgangszahlung erzeugt haben, können Sie die Ausgangszahlung nachträglich erzeugen und senden. Siehe Zahlung einer stornierten Bestellung zurücksenden

    Zahlung senden bei bereits existierender Rechnung

    Wenn es für den Auftrag bereits eine Rechnung gibt, müssen Sie zuerst eine Rechnungskorrektur erstellen, bevor Sie eine Ausgangszahlung erzeugen und die Ausgangszahlung final senden können.

    Rechnungskorrektur erstellen

    So erstellen Sie eine Rechnungskorrektur:

    1. Öffnen Sie den Bereich Verkauf über die Schaltfläche Verkauf.
    2. Öffnen Sie den Ordner Rechnungen > Bezahlt.
    3. Markieren Sie die gewünschte Rechnung in der Tabelle.
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungskorrektur….
    1. Überprüfen Sie im neuen Dialogfenster Rechnungskorrektur im Bereich Positionen die bestellten Artikel der Rechnung.
    Hinweis: Wenn Sie die Zahlung für alle bestellten Artikel zurücksenden möchten, lassen Sie im Bereich Positionen alle Artikel stehen. Wenn Sie die Zahlung nur für einen Teil der bestellten Artikel zurücksenden möchten, entfernen Sie die Artikel, die nicht erstattet werden sollen. Markieren Sie dafür die Artikel, die nicht erstattet werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und festschreiben.
    1. Beachten Sie den Inhalt der Warnmeldung Rechnungskorrektur. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
    2. Beachten Sie den Inhalt der Warnmeldung Rechnungskorrektur festschreiben. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

    Sie haben erfolgreich eine Rechnungskorrektur erstellt. Erzeugen Sie im nächsten Schritt die Ausgangszahlung.

    Ausgangszahlung erzeugen

    Sie haben erfolgreich eine Rechnungskorrektur erstellt. So erzeugen Sie die Ausgangszahlung zu der Rechnungskorrektur:

    1. Öffnen Sie den Ordner Rechnungskorrekturen.
    2. Markieren Sie die Rechnungskorrektur in der Tabelle.
    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgangszahlung erzeugen (Pfeiltaste) und wählen Sie die Option Zahlungsabgleich.
    Hinweis: Wenn Sie JTL-Vouchers verwenden, können Sie Ihrem Kunden einen Gutschein zusenden anstelle von einer Rückzahlung. Wählen Sie in dem Fall die Option Gutschein. Siehe Retoure als Gutschein auszahlen in JTL-Wawi
    1. Im neuen Dialogfenster Übersicht der angelegten Zahlungsausgänge sehen Sie den angelegten Zahlungsausgang. Die Zahlungsdaten können bereits vorausgefüllt sein mit den Daten der zugewiesenen Eingangszahlung des Kunden. Markieren Sie den Zahlungsausgang und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Zahlungsdaten zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
    Hinweis: Als Zahlungsart wird automatisch die Zahlungsart ausgewählt, über die Ihr Kunde die Eingangszahlung gesendet hat. Sie können die Zahlungsart ändern. Klicken Sie dafür per Doppelklick in die Spalte Zahlungsart und wählen Sie im Dropdown-Menü eine andere Zahlungsart aus. Sie können zum Beispiel eine andere Bankverbindung auswählen. Wenn Ihr Kunde per Banküberweisung gezahlt hat, können Sie allerdings keine Rückzahlung über PayPal/AmazonPay/Mollie senden.
    1. Überprüfen und passen Sie bei Bedarf im neuen Dialogfenster Auszahlung bearbeiten die Kontodaten des Empfängers und den Verwendungszweck an. Sie können außerdem einen internen Kommentar hinterlegen, der nur in JTL-Wawi sichtbar ist.
    2. Wenn Sie alle Daten überprüft und bei Bedarf angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
    1. Sie gelangen zurück zum Dialogfenster Übersicht der angelegten Zahlungsausgänge. Es kann einen Moment dauern, bis die geänderten Zahlungsdaten aktualisiert sind. Wenn alles in Ordnung ist, sehen Sie in der Spalte Status einen grünen Haken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

    Sie haben erfolgreich die Ausgangszahlung einer Rechnungskorrektur erzeugt. Senden Sie im nächsten Schritt die Ausgangszahlung final an den Kunden.

    Ausgangszahlung final senden

    Sie haben erfolgreich die Ausgangszahlung erzeugt. So senden Sie die Ausgangszahlung final an den Kunden:

    1. Öffnen Sie im Bereich Zahlungen den Ordner Auszahlungen > Nicht gesendet.
    2. Markieren Sie die Zahlung in der Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
    Detail: Wenn Sie die Ausgangszahlung über Ihr FinTS-Bankkonto senden, sehen Sie das Dialogfenster Überprüfung der Zahlungsempfänger. In diesem Dialogfenster sehen Sie, ob der Empfängername mit dem Namen des Kontoinhabers übereinstimmt. Wenn die Namen übereinstimmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen. Die Ausgangszahlung wird gesendet. Wenn die Namen nicht übereinstimmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurückstellen und prüfen Sie die Daten. Die Ausgangszahlung wird nicht gesendet.
    1. Im neuen Anmeldefenster werden Sie aufgefordert, Ihre Anmeldedaten für den jeweiligen Zahlungsanbieter einzugeben, über den Sie die Ausgangszahlung an den Kunden senden. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
    2. Sie sehen eine Hinweismeldung, die Ihnen den Sendefortschritt anzeigt. Sobald Ihre Ausgangszahlung erfolgreich gesendet wurde, sehen Sie die Ausgangszahlung im Ordner Auszahlungen > Gesendet.
    Hinweis: Wenn Sie die Ausgangszahlung über Ihr EBICS-Bankkonto senden, ist die Ausgangszahlung bei Ihrer Bank nur vorgemerkt. Melden Sie sich in Ihrem Bankaccount an und geben Sie die Ausgangszahlung final frei.

    Sie haben erfolgreich eine Ausgangszahlung an Ihren Kunden gesendet.

    Zahlung senden bei Stornierung des Auftrags

    Sie können einen Auftrag stornieren und die Zahlung zurücksenden, wenn Sie für den Auftrag noch keine Rechnung erstellt haben. Im ersten Schritt müssen Sie den Auftrag stornieren und die Ausgangszahlung erzeugen. Danach müssen Sie die Zahlung final an den Kunden senden.

    Hinweis: Wenn Sie den Auftrag bereits storniert haben, ohne eine Ausgangszahlung zu erzeugen, können Sie die Zahlung in den Zahlungsdetails zurücksenden. Siehe Zahlung einer stornierten Bestellung zurücksenden

    Auftrag stornieren und Ausgangszahlung erzeugen

    So stornieren Sie einen Auftrag und erzeugen eine Ausgangszahlung:

    1. Öffnen Sie den Bereich Verkauf über die Schaltfläche Verkauf.
    2. Öffnen Sie den Ordner Aufträge.
    3. Markieren Sie den gewünschten Auftrag in der Tabelle.
    Hinweis: Um eine Ausgangszahlung erzeugen zu können, muss der Auftrag bezahlt und einer Eingangszahlung über das Zahlungsmodul zugewiesen worden sein.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Storno (Pfeiltaste) und wählen Sie die Option Stornieren mit Ausgangszahlung.
    1. Wählen Sie im neuen Dialogfenster Stornogrund im Dropdown-Menü Grund für Storno den Stornogrund aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Stornieren.

    Sie haben erfolgreich einen Auftrag storniert und die Ausgangszahlung erzeugt. Als Nächstes müssen Sie die Ausgangszahlung final an den Kunden senden. Folgen Sie dafür den Anweisungen im Kapitel Ausgangszahlung final senden.

    Zahlung aus den Zahlungsdetails zurücksenden

    Im Dialogfenster Zahlungsdetails im Bereich Zahlungen können Sie ebenfalls Zahlungen an Ihre Kunden zurücksenden. Sie können den nicht zugewiesenen Restbetrag einer Zahlung zurücksenden oder die Zahlung einer stornierten Bestellung zurücksenden, wenn Sie bei der Stornierung die Ausgangszahlung nicht erzeugt haben.

    Restbetrag zurücksenden

    Um den Restbetrag einer teilweise zugewiesenen Zahlung an den Kunden zurückzusenden, gehen Sie wie folgt vor. Die Zahlung muss zu einem Teil einem Auftrag und/oder einer anderen Rückbuchung zugewiesen sein.

    1. Öffnen Sie den Bereich Zahlungen über die Schaltfläche Zahlungen.
    2. Öffnen Sie den Ordner Kontobewegungen.
    3. Klicken Sie per Doppelklick auf die Eingangszahlung, bei der Sie den nicht zugewiesenen Betrag zurücksenden möchten.
    4. Im neuen Dialogfenster Zahlungsdetails sehen Sie im Bereich Betrag den nicht zugewiesenen Betrag der Zahlung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückbuchung tätigen (Pfeiltaste) und wählen Sie die Option Restbetrag.
    Hinweis: Alternativ können Sie die Rückzahlung eines Restbetrags auch im Bereich Zahlungen im Ordner Kontobewegungen veranlassen. Markieren Sie dafür die Zahlung und klicken Sie auf die Schaltfläche Rückbuchung Restbetrag….
    1. Im neuen Dialogfenster Übersicht der angelegten Zahlungsausgänge sehen Sie den angelegten Zahlungsausgang. Die Zahlungsdaten können bereits vorausgefüllt sein mit den Daten der zugewiesenen Eingangszahlung des Kunden. Markieren Sie den Zahlungsausgang und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Zahlungsdaten zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
    Hinweis: Als Zahlungsart wird automatisch die Zahlungsart ausgewählt, über die Ihr Kunde die Eingangszahlung gesendet hat. Sie können die Zahlungsart ändern. Klicken Sie dafür per Doppelklick in die Spalte Zahlungsart und wählen Sie im Dropdown-Menü eine andere Zahlungsart aus. Sie können zum Beispiel eine andere Bankverbindung auswählen. Wenn Ihr Kunde per Banküberweisung gezahlt hat, können Sie allerdings keine Rückzahlung über PayPal/AmazonPay/Mollie senden.
    1. Überprüfen und passen Sie bei Bedarf im neuen Dialogfenster Auszahlung bearbeiten die Kontodaten des Empfängers und den Verwendungszweck an. Sie können außerdem einen internen Kommentar hinterlegen, der nur in JTL-Wawi sichtbar ist.
    2. Wenn Sie alle Daten überprüft und bei Bedarf angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
    1. Sie gelangen zurück zum Dialogfenster Übersicht der angelegten Zahlungsausgänge. Es kann einen Moment dauern, bis die geänderten Zahlungsdaten aktualisiert sind. Wenn alles in Ordnung ist, sehen Sie in der Spalte Status einen grünen Haken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

    Sie haben erfolgreich die Ausgangszahlung eines Restbetrags angelegt. Anschließend müssen Sie die Ausgangszahlung final an den Kunden senden. Folgen Sie dafür den Anweisungen im Kapitel Ausgangszahlung final senden.

    Zahlung einer stornierten Bestellung zurücksenden

    Um die Zahlung einer stornierten Bestellung zurückzusenden, gehen Sie wie folgt vor. Die Zahlung muss einem Auftrag zugewiesen worden sein, den Sie bereits storniert haben, ohne dass Sie eine Ausgangszahlung erzeugt haben.

    Hinweis: Wenn Sie den Auftrag noch nicht storniert haben, können Sie den Auftrag stornieren und dabei direkt eine Ausgangszahlung erzeugen. Siehe Zahlung senden bei Stornierung des Auftrags
    1. Öffnen Sie den Bereich Zahlungen über die Schaltfläche Zahlungen.
    2. Öffnen Sie den Ordner Kontobewegungen.
    3. Klicken Sie per Doppelklick auf die Eingangszahlung der stornierten Bestellung.
    4. Klicken Sie im neuen Dialogfenster Zahlungsdetails auf die Schaltfläche Rückbuchung tätigen (Pfeiltaste) und wählen Sie die Option stornierte Bestellung.
    1. Im neuen Dialogfenster Übersicht der angelegten Zahlungsausgänge sehen Sie den angelegten Zahlungsausgang. Die Zahlungsdaten können bereits vorausgefüllt sein mit den Daten der zugewiesenen Eingangszahlung des Kunden. Markieren Sie den Zahlungsausgang und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Zahlungsdaten zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
    Hinweis: Als Zahlungsart wird automatisch die Zahlungsart ausgewählt, über die Ihr Kunde die Eingangszahlung gesendet hat. Sie können die Zahlungsart ändern. Klicken Sie dafür per Doppelklick in die Spalte Zahlungsart und wählen Sie im Dropdown-Menü eine andere Zahlungsart aus. Sie können zum Beispiel eine andere Bankverbindung auswählen. Wenn Ihr Kunde per Banküberweisung gezahlt hat, können Sie allerdings keine Rückzahlung über PayPal/AmazonPay/Mollie senden.
    1. Überprüfen und passen Sie bei Bedarf im neuen Dialogfenster Auszahlung bearbeiten die Kontodaten des Empfängers und den Verwendungszweck an. Sie können außerdem einen internen Kommentar hinterlegen, der nur in JTL-Wawi sichtbar ist.
    2. Wenn Sie alle Daten überprüft und bei Bedarf angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
    1. Sie gelangen zurück zum Dialogfenster Übersicht der angelegten Zahlungsausgänge. Es kann einen Moment dauern, bis die geänderten Zahlungsdaten aktualisiert sind. Wenn alles in Ordnung ist, sehen Sie in der Spalte Status einen grünen Haken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

    Sie haben erfolgreich die Ausgangszahlung einer stornierten Bestellung angelegt. Anschließend müssen Sie die Ausgangszahlung final an den Kunden senden. Folgen Sie dafür den Anweisungen im Kapitel Ausgangszahlung final senden.