Online Business mit JTL starten
Bevor Sie mit unserer Software starten, sollten Sie einige allgemeine Überlegungen treffen. Insbesondere technische und rechtliche Aspekte sind wichtig und bedürfen einer allgemeinen Strategie für Ihr Unternehmen.
Testphase nutzen
Sie können JTL-Wawi einige Zeit kostenfrei testen. Nutzen Sie diese Zeit, um ein Testsystem aufzusetzen und theoretisch durchzuspielen, wie gut sich Ihr Onlinehandel über die JTL-Produkte abbilden lässt. Wenn Sie einen längeren Testzeitraum benötigen, können Sie die Testphase in der Regel problemlos verlängern. Gehen Sie erst produktiv, wenn Sie sicher sind, dass alle Ihre Systeme laufen und alles korrekt eingerichtet ist. Alle nachfolgenden Tipps gelten aber bereits für die Testphase, wenn auch weniger streng als zum Livegang.
Eigene Situation einschätzen
Machen Sie sich zunächst klar, in welcher Situation Sie sich gerade befinden. Unsere Kunden reichen vom Feierabend-Händler mit wenigen Verkäufen im Monat bis zu mittelständischen Unternehmen, die mehrere tausend Bestellungen am Tag abwickeln. Beides ist mit den Produkten von JTL möglich. Sie sollten aber vorher wissen, in welche Kategorie Sie in etwa gehören. Als Einsteiger und kleiner Händler ohne eigenes Personal können Sie in manchen Bereichen noch auf größere Investitionen verzichten. Wenn Sie bereits ein gut gehendes Unternehmen haben, sollten Sie aber die aktuellen technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen genau abwägen und gegebenenfalls optimieren.
Checklisten
Die Wahl der richtigen Hardware und Software ist eine der wesentlichen Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb der JTL-Produkte. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen.
Server für die Datenbank
Sie können JTL-Wawi auch ohne dedizierten Server betreiben, zum Beispiel auf Ihrem eigenen Arbeitscomputer. Empfehlen können wir dieses Vorgehen aber nur ganz kleinen Händlern, die allein auf die Datenbank zugreifen. Sobald Sie über mehrere Arbeitsplätze auf die Datenbank zugreifen, führt kaum ein Weg an einem separaten Server vorbei. Eine Alternative dazu kann das JTL-Datenbank-Hosting sein.
SQL-Server
Sie benötigen eine Version des Microsoft SQL Servers. Ob Sie sich für die kostenlose Express- oder eine der kostenpflichtigen Varianten entscheiden, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Grundsätzlich empfehlen wir unseren Kunden, ab 3 bis 4 Mitarbeitern über die Anschaffung einer kostenpflichtigen Version nachzudenken.
Ihre JTL-Wawi ist langsam? Das kann viele Ursachen haben. Aber: In 90% aller Fälle liegt das daran, dass der SQL-Server nicht korrekt konfiguriert wurde. Wir haben eine detaillierte Anleitung verfasst, die Ihnen hilft, den SQL-Server zu konfigurieren.
Arbeitsplatzrechner
Auch wenn Sie allein arbeiten sollten Sie sich überlegen, wie viele Arbeitsplatzrechner Sie benötigen. Möchten Sie alle Aufträge komplett aus Ihrem Büro heraus abwickeln? Oder möchten Sie JTL-Packtisch+ verwenden, um im Büro vorbereitete Aufträge schnell und effektiv aus dem Lager heraus auszuliefern? Welche Drucker sollen über welche Computer angesprochen werden? Machen Sie sich am besten eine kleine Skizze, auf der Sie die benötigte Hardware eintragen. Bei den Arbeitsplätzen können Sie sich an den Systemvoraussetzungen von JTL-Wawi orientieren.
Netzwerk-Infrastruktur
Das Thema Firmen-Netzwerk und Internetanbindung sollte nie unterschätzt werden und wird mit zunehmender Größe immer komplizierter. Generelle Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:
Datensicherung
JTL-Wawi sichert keine Daten automatisch. Das heißt: Sie müssen selbst entscheiden, wann und wie oft Sie Ihre Datenbank sichern. Überlegen Sie, was ein sinnvolles Intervall ist und stellen Sie Ihre Systeme entsprechend ein. Ein Tag kann dabei schon eine lange Zeit sein. Zum Beispiel, wenn Sie 5000 Pakete pro Tag versenden. Überlegen Sie sich außerdem, wo Sie gesicherte Daten lagern. Beachten Sie auch rechtliche Aspekte, zum Beispiel dazu, wie lange ausgestellte Rechnungen für das Finanzamt vorgehalten werden müssen.
Rechte-Konzept
Wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, die auf JTL-Wawi zugreifen, sollten Sie sich auch Gedanken über die Berechtigungen machen. Also: Sollen alle Nutzer alle Daten sehen können oder müssen die Zugriffsmöglichkeiten eingeschränkt werden? Denken Sie daran: Es handelt sich teilweise um sensible Geschäftsdaten. Vor allem, wenn Sie Saisonarbeiter beschäftigen, sollten Sie sich intensiv mit den Möglichkeiten von JTL-Wawi beschäftigen.
Wer sich als E-Commerce-Unternehmen im Internet bewegt, kann an vielen Stellen über rechtliche Probleme stolpern. Die meisten dieser Probleme können mit den JTL-Produkten vermieden oder abgemildert werden. Beachten Sie aber, dass Sie als (Online-)Händler selbst dafür verantwortlich sind, sich über alle rechtlichen Aspekte auf dem Laufenden zu halten. Die folgenden Beispiele sollen Ihnen nur einige der Punkte skizzieren, die Sie berücksichtigen sollten.
Steuern
Die Steuerverwaltung von JTL-Wawi bietet die Möglichkeit, zahlreiche Szenarien abzudecken. Ob Versand innerhalb der EU oder ins Nicht-EU-Ausland, für fast jeden Fall gibt es bestimmte Dinge zu beachten oder Dokumente, die mitgesendet werden müssen. Machen Sie sich vorher klar, wohin Sie verkaufen (möchten) und informieren Sie sich über die Besonderheiten.
Lagerung im Ausland
Ein Sonderfall, der oft unterschätzt wird: Die Lagerung von Artikeln im Ausland, zum Beispiel bei einem Fulfillment-Dienstleister oder über das pan-europäische FBA-Programm von Amazon. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater über die besonderen Anforderungen. Berücksichtigen Sie diese Anforderungen in JTL-Wawi.
Buchhaltung und Buchführung
JTL-Wawi unterstützt Sie bei der Buchhaltung und Buchführung. Machen Sie sich mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vertraut und besprechen Sie am besten mit einem Steuerbüro, wie Sie die Anforderungen in Ihrem täglichen Geschäft umsetzen.
Rechtstexte und Impressum in Onlineshops
Wenn Sie einen JTL-Shop betreiben, haben Sie bestimmte Pflichten, Ihre Kunden korrekt zu informieren. Für die Rechtstexte bietet JTL-Shop zum Beispiel bestimmte Plugins. Einige Dienstleister bieten auch Komplettprüfungen Ihres Auftritts an, in denen festgestellt wird, ob Sie alle rechtlichen Pflichten erfüllen. Einige Anbieter bieten auch Unterstützung im Falle von Rechtsstreitigkeiten.
Datenschutz
Als Unternehmen kommen Sie zwangsläufig in den Besitz von Kundendaten. Für diese Kundendaten gelten in der Regel Datenschutzregelungen. Erarbeiten Sie frühzeitig ein Konzept zum Schutz von Kundendaten. Definieren Sie Abläufe, wie Sie Kundendaten auf Wunsch löschen.