Ameise-Tutorial: Rechnungen exportieren
Allgemeines
Um die Rechnungen zu exportieren nach dem Start von JTL-Ameise auf „Export“ klicken. In der linken Menüspalte dann den Punkt „Rechnungen“ auswählen. Im Folgenden wird die Struktur einer CSV-Datei bestimmt, in der die Rechnungen aufgelistet werden. Mit einem Klick auf „Export Starten“ können die Einstellungen überprüft werden, ein nochmaliger Klick auf „Export starten“ erstellt die CSV-Datei im angegebenen Verzeichnis. Hier ein Überblick der Einstellungen, die bei jedem Export angewandt werden können. Hier eine Übersicht der Benutzeroberfläche von JTL-Ameise beim Export von Rechnungen:
Exportdatei Format
Datenfelder
Hier wird entschieden wie die CSV-Datei, die beim Export erzeugt wird, aufgebaut sein wird. Welches Trennzeichen, Quotezeichen usw. benutzt wird, kann hier eingestellt werden.
Rechnungsfilter
Hier können Filtereinstellungen getroffen werden, um die zu exportierenden Rechnungen einzugrenzen. Es kann zwischen offenen und bezahlten Rechnungen unterschieden werden, genauso zwischen SOLL und IST Rechnungen. Es kann der genaue Zeitraum bestimmt, aus dem die Rechnungen exportiert werden sollen.
Die Sortierung der Rechnungen kann auch im Filter bestimmt werden. Mögliche Sortierungen sind nach:
Die Datenfelder, die für den Export zu Verfügung stehen. Mit einem Doppelklick wird ein Feld auf der rechten Seite aufgelistet und ist somit für den Export ausgewählt. Ein Feld kann problemlos auch mehrfach ausgewählt werden.
Kopfzeile & zu exportierende Daten
In dieser Tabelle stehen alle ausgewählten Felder, die exportiert werden. Die Reihenfolge lässt sich mit den „Nach oben“/“Nach unten“ Buttons in JTL-Ameise anpassen, da die hier aufgelistete Reihenfolge der Kopfzeile in der CSV-Datei entspricht. Die rosa hinterlegten Felder entsprechen den Titeln in der Kopfzeile. Hier kann mit einem Doppelklick der Titel angepasst werden.
Freispalten
Mit dem Button „Freispalte hinzufügen“ kann eine leere Spalte in die CSV-Datei eingefügt werden. Das kann nützlich sein, wenn man die CSV-Datei später mit einem anderen Programm, zb. für die Buchhaltung weiterverarbeitet. Freispalten sind rosa hinterlegt und ihre Kopfzeile ist natürlich frei wählbar.
Vorlagen speichern & laden
Eine einmal eingerichtete Vorlage lässt sich bequem speichern und dann zu einem späteren Zeitpunkt mit wenig Aufwand laden, so dass ohne Probleme regelmässig auch größere Exportdateien angefertigt werden können. Zum Speichern der Vorlage, nach dem Konfigurieren der Vorlage und Kopfzeile, unten auf den Button „Vorlage speichern“ drücken. Dann öffnet sich dieses Fenster:
Hier können nochmal alle Einstellungen kontrolliert werden. Wenn man stattdessen auf „Vorlage wählen…“ klickt, kann man eine vorher gespeicherte Vorlage auswählen, um damit direkt eine CSV-Datei zu erzeugen.
Rechnungen DATEV
Allgemeines
Um die Rechnungen zu exportieren nach dem Start von JTL-Ameise auf „Export“ klicken. In der linken Menüspalte dann den Punkt „Rechnungen DATEV“ auswählen. Im Folgenden wird die Struktur einer CSV-Datei bestimmt, in der die Rechnungen aufgelistet werden. Mit einem Klick auf „Export Starten“ können die Einstellungen überprüft werden, ein nochmaliger Klick auf „Export starten“ erstellt die CSV-Datei im angegebenen Verzeichnis. Hier ein Überblick der Einstellungen, die bei jedem Export angewandt werden können. Hier eine Übersicht des Interface von JTL-Ameise beim Export von Rechnungen für DATEV:
Rechnungsfilter
Hier können Filtereinstellungen getroffen werden, um zu die zu exportierenden Rechnungen einzugrenzen. Es kann zwischen offenen und bezahlten Rechnungen unterschieden werden, genauso zwischen SOLL und IST Rechnungen. Es kann der genaue Zeitraum bestimmt, aus dem die Rechnungen exportiert werden sollen.
Debitoren
Hier kann eingestellt werden, welche Debitorennummer exportiert werden soll, falls keine bei der Rechnung hinterlegt ist. Es stehen folgende zur Auswahl:
Felder konfigurieren
Hier kann bestimmt werden, welche Daten für das Belegfeld 1, Belegfeld 2 und dem Belegtext zu Verfügung stehen.
Für das Belegfeld 1 stehen folgende Felder zu Verfügung:
Für das Belegfeld 2 stehen folgende Felder zu Verfügung:
Für den Belegtext stehen alle Felder der Rechnung der zu Verfügung.
Vorlagen speichern & laden
Eine einmal eingerichtete Vorlage lässt sich bequem speichern und dann zu einem späteren Zeitpunkt mit wenig Aufwand laden, so dass ohne Probleme regelmässig auch größere Exportdateien angefertigt werden können. Zum Speichern der Vorlage, nach dem Konfigurieren der Vorlage und Kopfzeile, unten auf den Button „Vorlage speichern“ drücken. Dann öffnet sich dieses Fenster:
Hier können nochmal alle Einstellungen kontrolliert werden. Wenn man stattdessen auf „Vorlage wählen…“ klickt, kann man eine vorher gespeicherte Vorlage auswählen, um damit direkt eine CSV-Datei zu erzeugen.