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    Detailbeschreibung: Rechnungsverwaltung

    Bereich A: Such- & Filterfunktionen

    Über die Such- und Filterfunktionen können Sie die Rechnungen filtern und auf diese Weise die gewünschte Rechnung direkt aufrufen. Die Such- und Filterfunktionen betreffen immer den Ordner, in dem Sie sich gerade befinden. Wenn Sie also den Ordner Rechnungen markieren, werden alle Rechnungen in JTL-Wawi durchsucht.

    Die Filter teilen sich in drei Bereiche: Suchfelder, Dropdown-Menüs und Datumsbereich.

    Suchfelder

    Mithilfe der Suchfelder Vorgang, Kunde und Position können Sie gezielt einzelne Felder in JTL-Wawi durchsuchen. Jedes Suchfeld verfügt über eigene Einstellungen. Über diese Einstellungen legen Sie fest, welche Datenbankfelder durchsucht werden sollen. Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:

    Vorgang: In diesem Suchfeld können Sie nach der Rechnungsnummer suchen, um eine bestimmte Rechnung direkt aufzurufen. Zusätzlich können Sie für die Suche die Felder Auftragsnummer, Anmerkung und Exakte Suche hinzuschalten.

    Kunde: In diesem Suchfeld können Sie nach der Kundennummer eines bestimmten Kunden in der Rechnung suchen. Optional können Sie weitere Felder für die Suche hinzuschalten: Vor- oder Nachname, eBay-Benutzer, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Debitorennummer und Exakte Suche.

    Position: In diesem Suchfeld können Sie die in einer Rechnung enthaltenen Positionen durchsuchen. Standardmäßig aktiviert ist die Suche nach Artikelnummer, Artikelbezeichnung, EAN und ASIN. Optional können Sie weitere Felder für die Suche hinzuschalten: Seriennummer, HAN, UPC, EPID und Exakte Suche.

    Hinweis: Wenn Sie das Feld Exakte Suche nutzen, müssen Sie beachten, dass Sie genau das Wort bzw. die Nummer in das Suchfeld eingeben müssen, mit der der Name des Vorgangs, Kunden oder der Position beginnt. Beispiel: Sie suchen einen Artikel, von dem Sie genau wissen, dass dessen Name mit “Holz” beginnt. Sie können das Feld Exakte Suche hinzuschalten und dort das Wort “Holz” eingeben. Ihnen werden jetzt alle Artikel angezeigt, die mit diesem Wort beginnen. Wenn Sie jedoch nach einem Artikel suchen, von dem Sie nur wissen, dass das Wort “Holz” zwar im Titel vorhanden ist, sich allerdings nicht an den genauen Namen erinnern können, dann sollten Sie das Feld Exakte Suche nicht verwenden.

    Die Dropdown-Menüs unter den Suchfeldern bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, nach denen Sie die Rechnungen filtern können:

    Firma: Sofern Sie in JTL-Wawi mehrere Firmen pflegen, können Sie alle Rechnungen nach einer bestimmten Firma filtern.

    Plattform: Hier können Sie Rechnungen nach einer bestimmten Plattform filtern, über die diese generiert wurden, z.B. eBay, Amazon, JTL-Wawi, Onlineshop usw.

    Onlineshop/Filiale: Falls Sie mithilfe des Multishop-Moduls mehr als einen Onlineshop an JTL-Wawi angebunden haben, können Sie hier nach den verschiedenen Onlineshops bzw. Filialen filtern.

    Zahlungsart: Hier können Sie bestimmen, ob Ihnen Rechnungen mit einer bestimmten Zahlungsart angezeigt werden sollen.

    Rechnungen: Bestimmen Sie hier, ob Ihnen alle Rechnungen, Rechnungen aus JTL-Wawi oder importierte Rechnungen angezeigt werden sollen.

    Datumsbereich

    Auf der rechten Seite finden Sie den Datumsbereich. Hier können Sie über das Dropdown-Menü festlegen, wie viele Tage rückwirkend in der Suche berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie im Dropdown-Menü die Option Tag auswählen, können Sie anschließend im Kalender darüber einen bestimmten Tag auswählen.

    Bereich B: Ordnerstruktur

    Links sehen Sie die Ordnerstruktur. Sie gibt Ihnen verschiedene Sortierungen für Rechnungen vor, die sich am Status, die eine Rechnung haben kann, orientiert.

    Hinweis: Bitte beachten Sie den Unterschied zur Ordnerstruktur Aufträge. Im Bereich Rechnungen finden Sie ausschließlich Informationen zu den Aufträgen, die bereits eine Rechnung haben. Das heißt, ein Auftrag, der sich unter Aufträge im Ordner Bezahlt befindet, ist nur dann auch unter Rechnungen im Ordner Bezahlt zu finden, wenn für diesen Auftrag eine Rechnung erstellt wurde.

    Entwürfe: Alle Rechnungen, die noch nicht festgeschrieben sind und an denen noch Änderungen vorgenommen werden können.

    Nicht bezahlt: Alle Rechnungen, die zwar ausgestellt wurden aber noch nicht vollständig bezahlt sind.

    Angemahnt: Alle Rechnungen, die sich in einer Mahnstufe befinden. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Bezahlt: Alle Rechnungen, die bereits vollständig bezahlt sind

    Storniert: Alle Rechnungen, die storniert wurden. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Bereich C: Rechnungsliste

    In der Rechnungsübersicht sehen Sie die wichtigsten Informationen zu einer Rechnung. In den Standardeinstellungen werden Ihnen folgende Felder angezeigt:

    Rechnungsnummer: Fortlaufende Nummer der Rechnung. Diese können Sie unter Admin > Allgemeine Einstellungen > Nummernkreise mit Suffix und Präfix versehen. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Auftragsnummer: Fortlaufende Nummer des Auftrags. Diese können Sie unter Admin > Allgemeine Einstellungen > Nummernkreise mit Suffix und Präfix versehen. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Erstellt am: Erstelldatum der Rechnung.

    Zahlungsziel: Zahlungsziel, das in der Rechnung angegeben wurde.

    Plattform: Plattform, über die der Auftrag generiert wurde, der zur Rechnung gehört.

    Bezahlt am: Hier sehen Sie, an welchem Datum eine Zahlung für eine Rechnung gesetzt wurde.

    Mahndatum: Falls eine Mahnung für die Rechnung versendet wurde, sehen Sie hier das Datum der Mahnung.

    Gesamtbetrag brutto: Gesamter Bruttobetrag der Rechnung.

    Bearbeiter: Benutzername des Bearbeiters in JTL-Wawi.

    Firma: Name der Firma, unter der die Rechnung ausgestellt wurde.

    Versandart: Versandart des Auftrages, für den die Rechnung erstellt wurde.

    Offener Betrag: Betrag, der noch gezahlt werden muss. Nachdem eine vollständige Zahlung gesetzt wurde, steht in dieser Zelle der Wert 0,00.

    Ist bezahlt: Zeigt, ob eine Zahlung für den Auftrag gesetzt wurde.

    Lieferung Vorname/Nachname: Zeigt den Vor- und Nachnamen, der für die Lieferadresse hinterlegt wurde.

    Lieferung Straße/Adresszusatz/PLZ/Ort/Land: Zeigt Details zur Lieferadresse des Auftrags, für den die Rechnung erstellt wurde.

    Lieferung E-Mail: E-Mail-Adresse des Kunden, die im Auftrag angegeben wurde, für den die Rechnung erstellt wurde.

    Hinweis: Mit einem Rechtsklick auf einen beliebigen Spaltenkopf können Sie weitere Felder ein- bzw. ausblenden und die Rechnungsliste somit individuell gestalten.

    Bereich D: Kundenkommentare und Anmerkungen

    Sie können in den Rechnungsinformationen sowohl Kundenkommentare als auch Ihre eigenen Anmerkungen zur Ausführung eines Auftrages einsehen. Die Felder Kundenkommentar und Anmerkung werden über die Auftragsverwaltung ausgefüllt. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Bereich E: Funktionsleiste

    Rechnung

    Über die Schaltfläche Rechnung erreichen Sie zahlreiche Optionen für die ausgewählte Rechnung. Klicken Sie zur Anzeige der Funktionen auf den kleinen Pfeil in der Schaltfläche.

    Öffnen: Über diese Option können Sie die markierte Rechnung einsehen. Bitte beachten Sie, dass Sie an dieser Stelle keine Änderungen mehr an der Rechnung vornehmen können.

    Löschen: Sie können Rechnungen in JTL-Wawi ausschließlich stornieren. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Retoure anlegen: Über diese Option öffnen Sie das Dialogfenster Retoure anlegen für den Auftrag, zu dem die markierte Rechnung gehört. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Mahnung: Sofern das Zahlungsziel durch Ihren Kunden überschritten wurde, können Sie eine Mahnung über diese Option erstellen. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Erneut an Amazon senden: Mit dieser Option übermitteln Sie die Daten erneut an Amazon.

    Festschreiben: Sollten Sie Änderungen vorgenommen haben, können Sie diese hier festschreiben.

    Steuerschlüssel aktualisieren: Sollten Sie Änderungen vorgenommen haben, können Sie über diese Option einen Abgleich starten und den Steuerschlüssel aktualisieren.

    Ausgabe

    Dokument

    Über den kleinen Pfeil in der Schaltfläche Ausgabe haben Sie Zugriff auf die verschiedenen Ausgabemöglichkeiten. Wählen Sie zunächst das Dokument, das Sie ausgeben möchten. Zur Auswahl stehen Ihnen:

    Rechnung: Gibt die markierte Rechnung aus, sofern diese bereits erstellt wurde.

    Auftrag: Gibt die Daten des Auftrags aus, der zur markierten Rechnung gehört.

    Etiketten: Erstellt Etiketten für die Rechnungs- und Lieferadresse.

    Hinweis: Für jede dieser Ausgabearten können Sie eine eigene Vorlage definieren. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Ausgabemöglichkeiten

    Für jedes einzelne Dokument haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Ausgabemöglichkeiten:

    Drucken: Gibt Ihr Dokument über den Drucker aus, den Sie im Menü unter Start > Drucker für die entsprechende Dokumentenart angelegt haben.

    Faxen: Faxt das Dokument an die in der Rechnung hinterlegte Faxnummer. Das zu verwendende Faxgerät legen Sie im Menü Start > Drucker fest.

    Mailen: Versendet das Dokument per E-Mail an die in der Rechnung angegebene E-Mail-Adresse. Hierzu müssen Sie ein E-Mail-Konto in JTL-Wawi konfiguriert haben. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Speichern: Speichert das Dokument als PDF ab. Der Standardspeicherort ist Ihr Desktop.

    Exportieren: Exportiert die Daten in ein vorgegebenes Format. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Vorschau: Erstellt eine Vorschau des Dokuments.

    Erweitert: Zeigt die erweiterten Ausgabeeinstellungen.

    Kunde

    Über den kleinen Pfeil in der Schaltfläche Kunde greifen Sie auf wichtige Funktionen im Zusammenhang mit dem Kunden der Rechnung zu.

    Öffnen: Öffnet die Kundenstammdaten des Kunden, der in der markierten Rechnung hinterlegt ist.

    Lieferadresse/Rechnungsadresse in Zwischenablage kopieren: Kopiert die entsprechende Adresse des Kunden in der Rechnung in die Zwischenablage. Diese können Sie anschließend beispielsweise über die Tastenkombination Strg+V an anderer Stelle einfügen, auch außerhalb von JTL-Wawi.

    Alle Nachrichten: Zeigt alle Nachrichten, die Sie an den Kunden gesendet haben. Das Fenster Nachrichten an Kunde ansehen öffnet sich. Markieren Sie die gewünschte Nachricht und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

    Kundenstatistik: Bietet Zugriff auf die Kundenstatistik. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Zahlung

    Markieren Sie eine oder mehrere Rechnungen, die Ihr Kunde gezahlt hat und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung. Das Dialogfenster Zahlung setzen öffnet sich. Nehmen Sie in dem Dialogfenster die entsprechenden Einstellungen zur Zahlung vor.  Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Hinweis: Wenn Sie einen Betrag eingeben, der kleiner als die Gesamtsumme des Auftrags ist, können Sie die Checkbox Anzahlung aktivieren. Auf der Rechnung wird dann ein Hinweis ausgegeben, dass bereits eine Anzahlung über Summe X erfolgt ist.

    Nachdem Sie eine Zahlung verteilt bzw. hinzugefügt haben, erscheint sie mit Zahlungsart, Betrag, Datum etc. in der Übersicht. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Speichern.

    In der Rechnungsübersicht sehen Sie jetzt in der Spalte Ist bezahlt den Vermerk Ja. In der Spalte Bezahlt am steht das Datum, an dem die Rechnung bezahlt wurde und in der Spalte Offener Betrag steht der Wert 0,00.

    Hinweis: Wenn Sie versehentlich einen falschen Betrag oder eine Zahlung doppelt eingegeben haben, können Sie dies wieder rückgängig machen, indem Sie erneut auf die Schaltfläche Zahlung klicken, die gewünschte Zahlung auswählen und auf Löschen klicken. Um eine bereits gesetzte Zahlung zu korrigieren, doppelklicken Sie in die Zelle, in der der Betrag steht. Geben Sie anschließend den korrigierten Betrag ein. Bestätigen Sie danach mit Speichern.

    Rechnungskorrektur

    Über diese Schaltfläche erstellen Sie eine Rechnungskorrektur zu der markierten Rechnung.

    1. Wählen Sie die Rechnung aus, für die Sie eine Rechnungskorrektur erstellen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungskorrektur. Das Dialogfenster Rechnungskorrektur öffnet sich.
    1. Sie können Ihre Rechnungskorrektur jetzt nach Ihren Wünschen anpassen und beispielsweise die zu liefernde Menge ändern, Positionen hinzufügen oder löschen.
    2. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit der Schaltfläche Speichern und Bestand buchen bzw. Speichern und festschreiben.

    SEPA

    Das SEPA-Lastschrift-Einzugsverfahren ist in die Rechnungsverwaltung von JTL-Wawi eingebunden.

    1. Markieren Sie die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche SEPA. Das Dialogfenster SEPA-Einzug öffnet sich.
    2. Sie können jetzt die Datensätze zu der Rechnung einsehen und die Lastschrift-Mandate im SEPA-XML-Format exportieren.
    Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zu jedem Kunden die gültige IBAN und BIC hinterlegt haben. Zudem muss in den Firmeneinstellungen auch Ihre Gläubiger-ID hinterlegt sein. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Versandinfo

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Versandinfo, um Informationen zum Versand des zur Rechnung gehörenden Auftrags einzusehen. In dem Dialogfenster Versandinfos zur Rechnung sehen Sie, sofern vorhanden, die folgenden Informationen: Versandart, Sendungsnummer, Versanddatum, Anmerkung, Versandgewicht und Lieferschein.

    Hinweis: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Spaltenkopf, um den Spalteneditor zu öffnen. Dort können Sie sich zusätzliche Spalten anzeigen, bzw. ausblenden lassen.

    Nachricht an Kunde

    Über die Schaltfläche Nachricht an Kunde können Sie eine E-Mail an den Kunden der markierten Rechnung senden. Im Dialogfenster Nachricht senden können Sie aus einer Textvorlage wählen oder eine individuelle Nachricht verfassen. Wie Sie Textvorlagen in JTL-Wawi erstellen können, lesen Sie hier.

    Workflow-Ereignis auslösen

    Über diese Schaltfläche lösen Sie manuelle Workflow-Ereignisse für die markierte Rechnung aus. Hierzu müssen Sie unter Menü > Admin > JTL-Workflows manuelle Ereignisse mit zugehörigen Workflows anlegen. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

    Bereich F: Überblick über die Rechnungspositionen

    Registerkarte Positionen

    Die Positionsliste in der Rechnungsübersicht bietet Ihnen eine Übersicht zu allen Positionen in der markierten Rechnung. Die folgenden Felder werden Ihnen angezeigt:

    Artikelnummer: Artikelnummer der Position in der Liste.

    Positionsname: Name der Position in JTL-Wawi.

    Menge: Anzahl der Positionen, die sich auf der Rechnung befinden.

    Netto-/Brutto-VK: Netto- bzw. Brutto-Verkaufspreis der jeweiligen Position, wie sie in der Rechnung angegeben ist.

    MwSt.: Mehrwertsteuersatz, der für die Berechnung von Brutto aus Netto genutzt wurde.

    Hinweis: Sofern Sie einen Hinweis in der Rechnungsposition hinterlegt haben, wird dieser hier angezeigt.

    Hinweis: Mit einem Rechtklick in einen beliebigen Spaltenkopf können Sie weitere Felder hinzufügen bzw. unerwünschte Felder ausblenden lassen.

    Registerkarte Eigene Übersichten

    Hinweis: Je nach gebuchter Edition ist die Anzahl der eigenen Übersichten, die Sie erstellen können, möglicherweise beschränkt.

    In der Registerkarte Eigene Übersichten können Sie über das Plus-Symbol eine eigene Übersicht konfigurieren und über SQL-Befehle festlegen, welche Daten in Ihrer Übersicht angezeigt werden sollen. Lesen Sie mehr zum Thema hier.

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