FAQ: Rechnungen in Cloud ERP
Wenn ein Auftrag bereit zur Abrechnung ist, erstellst du in Cloud ERP die Rechnung, korrigierst sie bei Bedarf, verfolgst die Zahlung und rufst die Rechnung als PDF ab.
Rechnungen erstellst du direkt aus einem Auftrag. Nach dem Erstellen ist eine Rechnung festgeschrieben. Korrekturen laufen deshalb über Stornieren und Neuerstellen, nicht über nachträgliches Bearbeiten. Zahlungsstatus und PDF findest du direkt beim Auftrag und bei der Rechnung. Du musst dafür kein anderes Tool öffnen.
Auf dieser Seite findest du Antworten auf häufige Fragen zu Rechnungen in Cloud ERP.
Wie erstelle ich eine Rechnung für einen Auftrag?
Öffne den Auftrag und klicke auf die Schaltfläche Rechnung erstellen.
Nach dem Erstellen ist die Rechnung festgeschrieben. Du kannst die Beträge nicht mehr ändern. So bleibt deine Buchhaltung konsistent. Wenn du nachträglich etwas ändern musst, stornierst du die Rechnung und erstellst eine neue.
Ich habe einen Fehler in einer Rechnung gemacht. Kann ich ihn korrigieren?
Du kannst eine Rechnung nicht ändern. Du kannst aber die Rechnung stornieren und neu erstellen. Das ist z. B. nötig, wenn du im Auftrag einen Rabatt vergessen hast oder ein Betrag im Auftrag falsch ist.
Beim Stornieren gibst du einen Grund an. Wenn du den Grund Sonstiges wählst, musst du zusätzlich einen Kommentar eingeben.
Die stornierte Rechnung bleibt in der Rechnungshistorie sichtbar und ist als storniert gekennzeichnet. So kannst du jederzeit nachvollziehen, was du abgerechnet, storniert und neu abgerechnet hast.
Wie markiere ich einen Auftrag als bezahlt und kann ich das rückgängig machen?
Öffne den Auftrag und klicke im Bereich Zahlung auf die Schaltfläche Als bezahlt markieren. Bestätige die Abfrage. Damit bestätigst du, dass die Zahlung vollständig eingegangen ist.
Aufträge, die noch auf eine Zahlung warten, erkennst du direkt in der Auftragsübersicht. Du musst also nicht jeden Auftrag einzeln prüfen.
Wenn du einen Auftrag versehentlich als bezahlt markiert hast, kannst du die Zahlung entfernen. Öffne dazu den Auftrag und klicke im Bereich Zahlung auf die Schaltfläche Zahlung entfernen.
Wie rufe ich die PDF-Datei einer Rechnung auf und wann ist sie verfügbar?
Klicke in der Rechnungsübersicht auf die Rechnungsnummer. Die PDF-Datei der Rechnung öffnet sich direkt.
Die PDF-Datei ist sofort nach dem Erstellen der Rechnung verfügbar. Du musst nicht auf eine Erstellung im Hintergrund warten.
Unterstützen Rechnungen automatisch E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD?
Ja. Für jedes neue Konto ist die E-Rechnung von Anfang an aktiviert. Cloud ERP bettet die strukturierten Daten für XRechnung und ZUGFeRD automatisch in die Rechnung ein.