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Inhaltsverzeichnis

    Ansprechpartner und Notfallkontakte hinterlegen

    Ihre Aufgabe/Ausgangslage

    Wenn Ihr Unternehmen eine komplexe Verantwortungs- und Kommunikationsstruktur hat, kann es hilfreich sein, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, Notfallkontakte für Hosting und Webportale anzulegen, Mitarbeiter aus beispielsweise den Bereichen Administration, Marketing oder Buchhaltung als Ansprechpartner oder mehrere Inhaber zu hinterlegen.

    Voraussetzungen/Einschränkungen

    • Sie haben bereits ein JTL-Kundenkonto erstellt. Lesen Sie mehr zum Thema hier: Bei JTL registrieren.

    Neuen Ansprechpartner anlegen

    Hinweis: Bitte beachten Sie, dass JTL zunächst immer die im Firmenprofil als Erstkontakt hinterlegte Person kontaktieren wird. Abhängig vom Fall Aufgabenbereich kontaktiert JTL die weiteren Ansprechpartner. Mehr zum Thema lesen Sie hier: Anschrift und Firmenprofil anpassen.
    1. Rufen Sie das JTL-Kundencenter auf.
    2. Melden Sie sich über die Schaltfläche Anmelden an.
    1. Wechseln Sie in die Registerkarte Mein Konto.
    1. Klicken Sie im Abschnitt Meine Mitarbeiter auf Ansprechpartner für JTL.
    Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass Sie in diesem Bereich ausschließlich Mitarbeiter anlegen, die relevant für die Kommunikation mit JTL sind.
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Ansprechpartner anlegen. Die Maske zur Eingabe der persönlichen Daten öffnet sich.
    1. Geben Sie die Daten des Mitarbeiters ein, den Sie als neuen Ansprechpartner anlegen möchten.
    Daten des Mitarbeiters

    Anrede, Titel, Vorname, Nachname: Geben Sie hier die entsprechenden Daten des Mitarbeiters ein.

    Position in Ihrer Firma: Geben Sie in diesem Feld die Position an, die der Mitarbeiter in Ihrer Firma hat. Auf diese Weise kann JTL den Aufgabenbereich des Mitarbeiters, den Sie anlegen, besser einordnen.

    E-Mail-Adresse, Telefon, Mobil/Fax: Geben Sie in diesen Feldern sowohl die E-Mail-Adresse als auch die Telefonnummer an, unter der JTL den Mitarbeiter erreichen kann. Bei Bedarf können Sie ebenfalls eine Mobil- bzw. Faxnummer hinterlegen.

    DSGVO-Bevollmächtigter

    Diese Person ist Bevollmächtigter im Sinne der DSGVO (AV-Vertrag) : Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie die Person, die Sie eintragen, als Datenschutzbeauftragten benennen möchten.

    Hinweis: Bitte beachten Sie die allgemeinen Anforderungen an den Datenschutzbeauftragten. Die von Ihnen hinterlegte Person wird als Datenschutzbeauftragter im Vertrag zur Datenverarbeitung (AV-Vertrag) hinterlegt. Es liegt in der Verantwortung des Kontoinhabers, die extern hinterlegten Ansprechpartner, wie beispielsweise den Datenschutzbeauftragten, über das Hinterlegen der Kontaktdaten zu informieren. JTL behält sich vor, hinterlegte Daten zu löschen.

    Verantwortungsbereiche

    Im Bereich Verantwortungsbereiche sehen Sie unterschiedliche Bereiche, die Sie für den Mitarbeiter, den Sie anlegen, auswählen können.

    Einkauf & Abrechnung: Sie können hier beispielsweise die Option Firmeninhaber auswählen, wenn Ihre Firma mehrere Inhaber hat und Sie diese hinterlegen möchten. Auf diese Weise kann JTL den Aufgabenbereich des Mitarbeiters, den Sie anlegen, besser einordnen.

    Marketing & Sales: Wenn Sie beispielsweise JTL-Partner sind und gemeinsame Marketing-Kampagnen mit JTL haben, können Sie in diesem Bereich die passende Checkbox für den Mitarbeiter, den Sie anlegen, auswählen.

    Betrieb & Wartung: Wenn Angelegenheiten aus den Bereichen Administration, Kundendienst oder Entwicklung in den Verantwortungsbereich der Person fallen, die Sie anlegen, können Sie hier die entsprechenden Checkboxen aktivieren.

    Recht & Datenschutz: Wenn die Person, die Sie anlegen, beispielsweise ihr interner bzw. externer Datenschutzbeauftragter ist, können Sie die entsprechende Checkbox hier aktivieren.

    Newsletter-Kanäle

    Im Bereich Newsletter-Kanäle sehen Sie verschiedene Newsletter-Optionen. Wenn Sie möchten, dass der Mitarbeiter, den Sie anlegen, nur bestimmte Informationen empfängt, aktivieren Sie in diesem Bereich die entsprechenden Checkboxen. Bitte beachten Sie, dass es sich um Newsletterkanäle spezifisch für den Mitarbeiter handelt. Diese sind nicht zu verwechseln mit den Newslettern, die an die allgemeine Firmen-E-Mail-Adresse gesendet werden. Wenn Sie einen externen Mitarbeiter, wie einen Datenschutzbeauftragten, anlegen, sollte dieser nur auf geklärte Nachfrage bestimmte Newsletter empfangen und standardmäßig keine Checkbox aktivieren. Lesen Sie mehr zum Thema Newsletter hier: Unterschied zwischen Newslettern und Pflichtmailings, Newsletter von JTL abonnieren, Newsletter konfigurieren/abmelden.

    Notfallkontakt hinterlegen

    Sie können den E-Mail-Verteiler nutzen, um sicherzustellen, dass im Notfall, bei Störungen oder Fehlermeldungen die richtige Person bzw. Abteilung kontaktiert wird. Beispiel: Sie hinterlegen die E-Mail-Adresse Ihres Administrators, der für sämtliche Hosting-Angelegenheiten verantwortlich ist. Sollte es ein Problem mit dem Hosting geben, kann Ihr Administrator direkt und unverzüglich kontaktiert werden und umgehend handeln. Daher ist es in Ihrem Interesse, diese Notfallkontakte zu bestimmen und zu hinterlegen.

    Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich die im Kundencenter hinterlegten Notfallkontakte ausschließlich auf die von JTL vertriebenen Produkte beziehen. Wenn Sie Produkte wie JTL-Wawi Cloud by ecomDATA verwenden, gelten die Prozesse des Partners.
    1. Rufen Sie das JTL-Kundencenter auf.
    2. Melden Sie sich über die Schaltfläche Anmelden an.
    1. Wechseln Sie in die Registerkarte Mein Konto.
    1. Klicken Sie im Abschnitt Meine Mitarbeiter auf Ansprechpartner für JTL.
    1. Klicken Sie im Bereich Verteiler jeweils auf die Schaltflächen mit dem Stift-Symbol, um entsprechende E-Mail-Adressen für Notfallkontakte und Datenschutzvorfälle zu hinterlegen.
    2. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern.

    Verfahren im Todesfall

    Das Verfahren im Todesfall des Firmeninhabers richtet sich nach den Zugangsdaten, die Ihnen vorliegen.

    Zugangsdaten für das JTL-Kundencenter liegen vor: Sie müssen sich im JTL-Kundencenter anmelden und über Support > Support-Ticket ein Ticket anlegen. Füllen Sie dort alle Felder aus und wählen Sie im Dropdown-Menü Produkt auswählen die Option JTL-Kundenkonto und im Dropdown-Menü Komponente die Option Fragen zu Firmendaten/Kundenkonto. Schildern Sie im Feld Nachricht den Sachverhalt und klicken Sie auf die Schaltfläche Supportanfrage absenden. Wir bearbeiten Ihr Anliegen schnellstmöglich.

    Zugangsdaten für das JTL-Kundencenter liegen nicht vor: Sie müssen eine E-Mail an buchhaltung@jtl-software.de schreiben, in der Sie den Sachverhalt schildern und eine Sterbeurkunde des verstorbenen Firmeninhabers anhängen. Wir bearbeiten Ihr Anliegen schnellstmöglich.

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