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Company and email settings

In this video, we will explain the company and email settings in JTL-Wawi.

Changing company settings in JTL-Wawi

Your task/initial situation

Sie möchten die Darstellung von einem oder mehreren Außenauftritten für Ihr Unternehmen konfigurieren, z.B. unterschiedliche Onlineshops, die jedoch auf ein gemeinsames Produktsortiment und dessen Bestände zurückgreifen. Dazu können Sie je Außenauftritt eigene Firmen- und E-Mail-Einstellungen konfigurieren. Die entsprechende Firmierung wird dann gegenüber Kunden in Rechnungsdokumenten, E-Mails sowie anderen Begleitdokumenten einer Sendung ausgegeben.

Allgemeines zu Firmeneinstellungen

Was bedeutet Firma innerhalb eines JTL-Wawi-Mandanten?

Firma bezeichnet bei JTL einen geschützten rechtlichen Namen, unter dem das Unternehmen handelt. Beispiel: Floras Blumenladen.
Im Handelsgesetzbuch wird die Firmierung/Firma als Name eines Kaufmanns bezeichnet, mit dem dieser im Rechts- und Geschäftsverkehr auftritt.
Onlinehändler treten gegenüber Kunden oft über mehrere Außenauftritte, z.B. Onlineshops auf, die sich in ihrer Firmierung teils deutlich voneinander unterscheiden.
Beispiel: Ein Onlineshop für Luxusartikel und weiterer Onlineshop für Spezialbedarf. Beide Onlineshops greifen aber auf dasselbe Produktsortiment des dahinter stehenden Unternehmens zurück.

Wann entspricht ein Unternehmen genau einem JTL-Wawi-Mandanten?

Unternehmen oder Unternehmung beschreibt die Leistungserstellung selbst. Es beschreibt die kleinste rechtliche selbstständige Einheit, die aus handels- bzw. steuerrechtlichen Gründen Bücher führt und eine jährliche Feststellung des Vermögensbestandes bzw. des Erfolgs der wirtschaftlichen Tätigkeit vornehmen muss.
Die Rechnungen, die innerhalb eines JTL-Wawi-Mandanten erstellt werden, gehören allesamt zu dieser Buchführung. Lesen Sie mehr zum Thema hier: Allgemeines zur Mandantenfähigkeit.
In der Regel gehört auch der Lagerbestand demselben Unternehmen – und nicht den unterschiedlichen Onlineshops, die gegenüber dem Kunden beworben werden.
Auch die eingesetzte Software, deren Daten bzw. die Datenbank innerhalb eines JTL-Wawi-Mandanten gehören dem einen, dahinterstehenden Unternehmen.
Damit geht oft einher, dass auch die Betriebsinfrastruktur inklusive aller Lizenzen von JTL oder von Partnern aus dem ExtensionStore diesem Unternehmen gehören.
Deshalb gehört ein JTL-Wawi-Mandant genau zu einem JTL-Kundenkonto, in dem alle Lizenzen für diesen Mandanten liegen müssen. Lesen Sie mehr zum Thema hier: Betriebsinfrastruktur korrekt einrichten.

Wichtiger Hinweis: Rechnungen von JTL

Wenn Sie bisher zwei oder mehrere JTL-Kundenkonten betrieben haben, um für jede Ihrer Firmen eigene Rechnungen zu erhalten, sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater über die neuen Gegebenheiten und re-organisieren Sie bei Bedarf Ihre Struktur. Fragen Sie sich: “Welcher Firma gehört eigentlich die Software und der Datenbestand des JTL-Wawi-Mandanten?” Von dieser Antwort ausgehend könnten Sie beispielsweise Ihre steuerliche Struktur re-organisieren mit Fragen wie “Wer hat wem bei gemeinsamer Nutzung eine Rechnung zu stellen?”.

Company settings

Via the Admin > Global: Managing company and email settings menu item, you can manage the companies and e-mail accounts that are stored in JTL-Wawi. The dialogue box consists of multiple tabs.

Company data

In den Firmeneinstellungen innerhalb eines JTL-Wawi-Mandanten können Sie mehrere Außenauftritte Ihres Unternehmens verwalten, z.B. mehrere Onlineshop-Auftritte. Insbesondere die Begleitdokumente einer Sendung wie Lieferschein, Versandlabel, Versandbestätigung und die Rechnungsdokumente sollen dem Kunden gegenüber ein einheitliches Bild ergeben, das dem Onlineshop-Auftritt entspricht, über den der Kunde das Produkt erworben hat.

Company address: Set up your company by clicking on Create. Then, enter your company’s address. Please note that all company details entered here will be displayed exactly like this in print and email templates.

Attention: It is absolutely necessary to indicate the correct country of your company in this window! The reason for this is that settings regarding tax zones are applied automatically, depending on the country that you select here.

Account details: Here, you can enter your account details to be printed on customer invoices.

Creditor ID: Enter your creditor ID here. This is usually necessary to use the direct debit scheme.

In Germany, the identifier is exactly 18 digits long. For testing purposes, the Bundesbank provides the following test creditor identification number with a valid test number: DE98ZZZ09999999999″ (source: Wikipedia).

Small-business owner: By activating this option, there will be no VAT number displayed on invoices, in sales orders, etc.

Hinweis: Sie müssen nach Änderung dieser Einstellung Ihre Firmen-Steuereinstellungen, sowie betroffene Vorlagen, eigenständig anpassen.

Shipping data export: Here, you can save your DHL INTRASHIP or UPS customer number, if you have one. For more information, read here about Shipping.